Auteur: Carta Online

5 jaar na overname Micros Software

Geplaatst op | door Carta Online

Overname Micros Software

Vijf jaar geleden nam Carta Online Micros Software over, een aanbieder van cursusadministratie software die destijds deel uitmaakte van Micros, een internetdienstverlener. Carta Online nam zowel de cursusadministratie software over van Micros Software (Micros KAS) als de medewerkers.

Overeenkomst

Als onderdeel van de overeenkomst hadden de klanten van Micros Software vijf jaar de tijd om te migreren naar een ander cursusadministratiesysteem. De meeste klanten zijn gebleven en zijn overgestapt naar Carta Online.

Toast

Op 5 april hebben we met zijn allen getoast op de definitieve overgang van Micros KAS naar Carta Online. Het was een mooi moment om stil te staan bij wat we samen hebben bereikt. We hebben de meeste klanten kunnen behouden en zijn er in geslaagd om de cursusadministratie software van Carta Online nog beter te maken. We kijken dan ook terug op een zeer geslaagde overname.

 

Pascale werkte destijds bij Micros Software en is na de overname meegegaan naar Carta Online. Als consultant en projectleider is ze bij veel van onze klanten betrokken en heeft ze een belangrijke rol gespeeld bij de overgang van Micros KAS naar Carta Online.

Hoe heb jij de overname van Micros Software ervaren?

Voor mij persoonlijk veranderde er niet veel na de overname. Ik bleef werkzaam bij een aanbieder van cursusadministratie software, ik behield mijn Micros collega’s Ron en Léon en de klanten gingen ook mee. Daarnaast kreeg ik er een aantal leuke collega’s bij. Ook het inwerken in de software van Carta Online viel mij reuze mee.

Voor mij is klantenbinding erg belangrijk en ik hecht veel waarde aan de relaties die ik met mijn klanten heb opgebouwd. Ik heb erg leuke klanten en ik werk met veel plezier met ze samen. Binnen Carta Online zijn de lijntjes kort en is er een amicale werksfeer, wat bijdraagt aan een prettige werkomgeving.

Wat zijn volgens jou de voordelen van werken bij Carta Online?

Een groot voordeel van het werken bij Carta Online is de cultuur. Het is een platte organisatie waarin de lijntjes kort zijn en waarin we elkaar als collega’s goed kennen. Ook is er veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Bovendien wordt er veel waarde gehecht aan een goede balans tussen werk en privé. Als ik dan toch een nadeel moet noemen, dan is het de afstand naar kantoor. Maar Carta Online heeft thuiswerken altijd gepromoot, dus dat is geen probleem.

Heeft de overname van Micros KAS bijgedragen aan de ontwikkeling van Carta Online?

De overname van Micros KAS heeft zeker bijgedragen aan de ontwikkeling van Carta Online. Het beste van twee werelden kwam samen. De kennis van Micros KAS vulde de kennis van Carta Online aan, wat resulteerde in een nog betere cursusadministratie software.

Wat maakt Carta Online anders dan Micros KAS?

Wat Carta Online anders maakt dan Micros KAS is dat we ons focussen op gebruiksvriendelijkheid en op de wensen van de markt en onze klanten en continu blijven door ontwikkelen. We willen onze klanten de best mogelijke ervaring bieden en daarom investeren we voortdurend in de ontwikkeling van onze software.

Klantendag 2022

Geplaatst op | door Carta Online
Klantendag 2022 Carta Online

Klantendag 2022

Op donderdag 3 november vond de jaarlijkse klantendag van Cart Online plaats op de Golfbaan Kromme Rijn te Bunnik. Deze middag wordt georganiseerd om gezamenlijk met onze gebruikers het gesprek aan te gaan over de diverse functionaliteiten, wensen en aandachtpunten van de cursusadministratie software van Carta Online. Deze input is zeer welkom en zal worden gebruikt bij de verbeteringen die we het komende jaar gaan doorvoeren.

Tijdens de rondetafelgesprekken kwamen er  een aantal klantspecifieke-  en een aantal algemene vragen en wensen naar voren. De klantspecifieke vragen zal het Carta-team opnemen met de klant. De andere naar voren gekomen punten zullen wij bekijken en verder evalueren.

Nieuwste ontwikkelingen

Na het voorstelrondje werd er een presentatie gegeven over de nieuwste ontwikkelingen van onze cursusadministratiesoftware. Het afgelopen jaar hebben we onder andere veel aandacht besteed aan het nog stabieler maken van Carta, de integratie met Edudex/STAP, de facturatie en het aanmelden. De presentatie kunt u hier vinden.

Interactie

Tijdens de klantendag werden er verschillende rondetafelgesprekken gehouden met de onderwerpen: STAP, Proces automatisering, Facturatie, Planning/roosteren en Portalen. Deze rondetafelgesprekken werden in kleine groepen gehouden.

Uitkomst rondetafelgesprekken

STAP 

Op welke wijze wordt STAP-subsidie ondersteund in Carta?

De overheid heeft STAP-subsidie geïntroduceerd; een persoonlijk opleidingspotje voor iedere volwassen Nederlander.

Er werden de volgende vragen gesteld

  • Wat moet de opleider regelen?
  • Hoe ziet het proces eruit voor de cursist?
  • Hoe ziet het proces eruit voor de opleider?
  • Hoe verloopt de financiële afwikkeling met cursist en UWV-STAP?
  • Op welke wijze biedt de applicatie Carta ondersteuning?

De hand-out bij deze sessie kunt u hier downloaden.

Wel/geen deelname als geen STAP-subsidie is toegekend

Veel opleiders worstelen met de vraag of cursisten, die zich hebben aangemeld voor een cursus, wel/niet mee zullen doen aan de cursus als blijkt dat hen geen STAP-subsidie is toegekend. Hierbij komt het vraagstuk of er wel/niet vooruit gefactureerd moet worden, omdat dit meer werk met zich meebrengt als blijkt dat de cursist de STAP-subsidie is toegekend.

Proces automatisering 

Verdere automatisering van processen. Hoe ver wil je gaan?

Het is steeds beter mogelijk om de administratie processen rondom een opleiding te automatiseren. Met het planbord word je al geholpen om de verschillende stappen in het opleidingsproces te automatiseren, maar is nog steeds een druk op de knop van de gebruiker nodig om de stappen daadwerkelijk uit te voeren.

Het is mogelijk om de processtappen nog verder automatisch uit te voeren:

  • Hoe ver wil je daarin als opleider gaan?
  • Op welke manier wil je de controle over de automatische processen behouden, zonder dat elke stap afzonderlijk bevestigd moet worden?
  • En wat als er iets fout gaat?
  • Hoe wil je op de hoogte worden gehouden?

Deze  sessies over het nog verder automatiseren (robotiseren) van processen in Carta leverde een scala aan meningen op. Aan de ene kant waren er gebruikers die liefst alles controleerden voordat er een bericht aan een deelnemer of docent gestuurd wordt, aan de andere kant waren er gebruikers die alles het liefst volledig automatisch verstuurd zouden zien worden.

 

Verder kwam aan het licht dat sommige processen binnen Carta op dit moment ‘onnodige’ handelingen vereisen. Als voorbeeld werd genoemd dat een ‘late’ inschrijving via WebFilter ook direct bevestigd zou moeten worden, omdat alle andere inschrijvingen al bevestigd zijn.

Met deze input gaat het Carta-team aan de slag

Facturatie

Hoe factureer je je cursisten/bedrijven?

Het gebruik van de facturatie binnen Carta.

  • Wanneer verstuur je de facturen?
  • Hoe handel je de facturatie van online betaalde inschrijvingen af?
  • Verstuur je de facturen in bulk of per cursus?
  • Maak je creditfacturen/aanvullende facturen in Carta?
  • Maak je gebruik van het planbord bij het versturen van de facturen?
  • Maak je gebruik van termijnfacturatie/automatische termijnincasso?
  • Maak je gebruik van e-facturatie?

Bij deze sessie bleek dat er veel klantspecifieke wensen waren. Verschillende suggesties werden geopperd zoals een aparte factuursjabloon voor verschillende talen, een cc naar de deelnemers bij het versturen van een factuur naar een bedrijf en afmeldingen vanuit STAP.  

Planning / Roosteren

Hoe plan ik mijn docenten, locaties/lokalen en faciliteiten? 

Ook hier hebben de deelnemers informatie uitgewisseld. Hoe bijvoorbeeld ruimten worden afgeblokt als daarin een vergadering plaatsvindt of bij verhuur aan derden.

Diverse klanten geven aan zelf een eigen handboek te hebben geschreven voor het gebruik van Carta en ook het roosteren, volledig afgestemd op de werkwijze zoals zij als organisatie Carta hebben ingericht en gebruiken.

Voor menigeen is het onbekend dat via de <Help> in Carta ook naar de website van Carta kan worden gesprongen met meer informatie (handleidingen en instructievideo’s) over het gebruik van Carta.

Geuite vragen/wensen:

  • Hoe gaat scrollen precies in zijn werk bij het rooster
  • Meer verschillende kleuren gewenst bij roosteren
  • Automatisch toezicht houden dat een docent maar maximaal X keer ingepland mag worden
  • Makkelijker de beschikbaarheid opvragen van meerdere (geselecteerde) docenten ineens

BORREL

Na de rondetafelgesprekken, tijdens de borrel werd er nog veel nagepraat. Het Carta team kijkt terug op een leerzame en gezellige klantendag. Tot volgend jaar!

Leeroverzicht

Leeroverzicht

Geplaatst op | door Carta Online

Op 10 oktober 2022 is de website Leeroverzicht live gegaan. Deze website geeft een onafhankelijk overzicht van de beschikbare opleidingen in Nederland. Carta online zorgt ervoor dat via de koppeling met EDU-DEX alle informatie bij Leeroverzicht terecht komt.

Informatie aanvragen

Wat is Leeroverzicht?

Het Leeroverzicht van opleidingen en financiële regelingen is een initiatief van de Rijksoverheid in samenwerking met sociale partners en onderwijskoepels. Op Leeroverzicht kan iedereen in Nederland  informatie vinden over opleidingen èn over manieren om die te betalen.

De website Leeroverzicht biedt een onafhankelijk en zo compleet mogelijk overzicht van de beschikbare opleidingen in Nederland. Je vindt er alle soorten opleidingen: van praktijkleren, trainingen en cursussen tot opleidingen met een wettelijk goedgekeurd diploma. Het gaat om reguliere opleidingen die de overheid betaalt, maar ook om opleidingen van commerciële opleidingsbureaus. Ook vind je er een compleet overzicht van beschikbare financiële regelingen. Tevens is er een overzicht van organisaties met loopbaanadviseurs.

Waar haalt Leeroverzicht informatie vandaan?

EDU-DEX, het Register Instellingen en opleidingen (RIO), het STAP-Scholingsregister en Hoger Onderwijs Voorlichtingsinformatie (HOVI) leveren de gegevens van de opleidingen. In onderstaande info-graphics is weergegeven hoe dat werkt voor OCW-erkende programma’s en voor alle andere programma’s.

Gegevens OCW-erkende programma’s

Leeroverzicht

Gegevens alle andere programma’s

Leeroverzicht

Koppeling Carta Online met EDU-DEX

Carta online zorgt ervoor dat via de koppeling met EDU-DEX alle informatie bij Leeroverzicht terecht komt. EDU-DEX zorgt vervolgens voor een geautomatiseerde koppeling aan Leeroverzicht. Je hebt daar geen omkijken meer naar. Meer weten over EDU-DEX en de koppeling met Carta? lees hier dan verder.

Bij alle opleidingen op Leeroverzicht.nl kun je beknopte informatie over de opleiding terugvinden en via de knop ‘Meer over deze opleiding’ krijg je nog aanvullende informatie over deze opleiding te zien. 

Welke velden je in Carta moeten invullen om alle informatie van de opleiding op Leeroverzicht te krijgen kan je hier lezen.

  • iedere opleiding in EDU-DEX staat automatisch in Leeroverzicht
  • er is geen actie van opleiders voor nodig (info op Rijksoverheid.nl)
  • als een bezoeker van Leeroverzicht zich wil inschrijven voor een opleiding, gaat dat rechtstreeks via de site van de opleider.

Overzicht financiële regelingen

Een van de kenmerken van Leeroverzicht is, dat er een uitputtende inventarisatie is gemaakt van de vele financiële opleidingsregelingen in Nederland. Het gaat om in totaal meer dan 300 landelijke, regionale en sectorale regelingen. Dit overzicht wordt dagelijks geactualiseerd.

Deze regelingen maken het voor cursisten mogelijk om een subsidie of lening te krijgen voor (een deel van) de kosten van een opleiding of training.

Men kan deze financiële regelingen selecteren op basis van verschillende criteria:

  • soort regeling (subsidie, beurs, lening)
  • arbeidssituatie (werkend, werkloos, zzp, student, uitkering, afstand tot arbeidsmarkt)
  • leeftijd
  • opleidingsniveau
  • locatie
  • sector of branche

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen
Leeroverzicht.nl

NPLO

Geplaatst op | door Carta Online

Update 24-10-2022: NPLO  is Leeroverzicht geworden. Ga hier naar het artikel Leeroverzicht.

Leeroverzicht

Komt eraan!

Uit het onderzoek ‘Ik wil verder leren.nl’ blijkt dat het helpt als alle informatie over opleidingen op 1 plek staat. Op het Nationaal Platform Leren en Ontwikkelen staan alle soorten trainingen, cursussen en opleidingen met een wettelijk goedgekeurd diploma. Het NPLO is naar verwachting medio 2022 beschikbaar voor het grote publiek.

Informatiewebsite

Het NPLO is een onafhankelijke informatieve website van de Rijksoverheid met informatie over opleidingen, financiële regelingen en een overzicht van loopbaanadviseurs in de buurt. Voor het inschrijven voor een opleiding en het aanvragen van een subsidie wordt je doorverwezen naar de opleider. Verder geeft het geen loopbaanadvies en verwijst het alleen door naar organisaties die ondersteuning bij loopbaanontwikkeling bieden.

Hoe krijgt NPLO haar informatie?

Opleiders publiceren hun opleidingsaanbod via RIO en EDU-DEX. Deze hebben een koppeling met het NPLO.

  • Privaat opleidingsaanbod uit EDU-DEX
  • Regulier aanbod MBO uit RIO
  • Hoger Onderwijs uit HOVI en/of RIO
  • STAP aanbod uit RIO
Leeroverzicht.nl
Stroomschema STAP-beduget en Carta Online

Automatisering STAP-budget

Geplaatst op | door Carta Online

De overheid wil scholing voor een brede doelgroep mogelijk maken. Daarom is per 1 maart 2022 het STAP-budget gestart. Via STAP kunnen volwassen werkenden of werkzoekenden jaarlijks maximaal € 1.000 financiële hulp krijgen om scholing te betalen.  Opleiders moeten hiervoor een aantal stappen ondernemen.

U als opleider komt automatisch in het scholingsregister wanneer u een van de erkenningen bezit die hierop recht geven. Nadat u bent toegevoegd aan het scholingsregister ondersteunt Carta u in de processen (stappen) rondom het registreren van de scholingsactiviteiten, het aanmeldingsbewijs, bewijs van deelname  en de financiële aansluiting/ afhandeling.

Stroomschema STAP-beduget en Carta Online

Koppeling Carta Online met EDU-DEX en het STAP-register

Edudex zorgt voor een geautomatiseerde koppeling aan het scholingsregister. Carta online zorgt ervoor dat via de koppeling met EDU-DEX alle informatie zowel in EDU-DEX als bij het STAP-register terecht komt. U heeft daar geen omkijken meer aan.
Alles wat u in Carta Online invoert wordt middels de koppeling aan EDU-DEX en aan het STAP-register toegevoegd. Meer weten over EDU-DEX en de koppeling met Carta, lees hier dan verder.

STAP aanmeldingsbewijs

In het STAP-aanmeldingsbewijs staat dat de student zich heeft aangemeld of ingeschreven voor het volgen van een door STAP-budget erkende opleiding. Zonder dit bewijs kan de student geen aanvraag voor de subsidie STAP-budget indienen. Carta verzorgt een formulier voor vooraanmelding bij het UWV. Waardoor het inschrijven van de student wordt vergemakkelijkt.

Bewijs van deelname

Als uw student een STAP-gesubsidieerde scholing heeft gevolgd, dan moet u UWV informeren over het resultaat daarvan. Het Bewijs van deelname is dus uw terugkoppeling aan UWV over de opleiding en het resultaat ervan. Deze stap is nodig voor de formele vaststelling van de subsidie!​
Dit doet u door:

  • Aanleveren per student ​
    Voor iedere student moet in het portaal van de overheid het resultaat worden ingevoerd.​
  • Aanleveren in bulk​
    Op basis van de geregistreerde resultaten kan vanuit Carta-Online een export bestand worden aangemaakt. Opleider kan dit evt. ook handmatig samenstellen.​

Financiële aansluiting

Tie Kinetix is de partner van het UWV die via het Peppol netwerk, orders vanuit het UWV aflevert bij opleiders. Tevens stuurt en controleert Tie Kinetix de facturen van de opleider aan het UWV.  Carta heeft met Tie Kinetix een samenwerking afgesloten waarmee deze processen binnenkort vanuit Carta worden uitgevoerd. U kunt zowel de orders als facturen via Carta met het UWV uitwisselen.
De facturatie kan dan worden opgesplitst in een deel STAP subsidie en het deel dat de student eventueel zelf moet betalen.

Heeft u  nog vragen over het inrichten van uw Carta cursusadministratie en STAP neem dan contact met ons op.