Uw cursusadministratie beheren was nog nooit zo makkelijk!
Uw Cursusadministratie draait om gegevens. Wilt u uw gegevens logisch en efficient beheren dan is een goed softwareprogramma een absolute must. Carta Online zorgt voor een compleet overzicht van uw administratie op één plek.
Met Carta Online beschikt u over een goed, uitgebreid en betrouwbaar pakket voor uw hele cursusadministratie. Het cursus softwarepakket is altijd en overal toegankelijk. Waardoor u en uw medewerkers vanaf elk mogelijk apparaat online toegang hebben tot alle informatie. Daardoor heeft u altijd en overal zicht op de laatste stand van zaken. En beheert u op eenvoudige wijze uw complete opleidingsaanbod. Van inschrijving tot en met certificering. Hoe we dat doen? Dat leest u hieronder.
Cursusadministratie: De basis functies
De Backoffice
De backoffice is het hart van uw administratie. Alle data staat hierin opgeslagen. Zodra nieuwe cursisten zich inschrijven krijgt u bericht. Nadat u de inschrijving heeft gecontroleerd kunt u met één druk op de knop deze verwerken in uw administratie. Daarna kunnen u en uw collega’s er meteen mee aan de slag.
Verder kunt u aangeven tot welke informatie uw collega’s toegang hebben. U geeft hiervoor elke collega bepaalde rechten voor de cursusadministratie. Dit met de bedoeling dat iedereen werkt met de juiste gegevens. Altijd en overal.
Planbord voor de dagelijkse werkzaamheden
Carta Online heeft een handig planbord. Hiermee kunt u uw werk eenvoudig vooruit plannen. U stelt bijvoorbeeld een afvinklijstje op met werkzaamheden voor de cursussen. Het planbord ondersteunt verder uw medewerkers in hun werk. Zo kunnen u en uw medewerkers met een daartoe opgestelde takenlijst zien wat ze die dag moeten doen. Daarnaast kunt u voor elke processtap aangeven wanneer deze moet worden uitgevoerd. Ook door wie dit gedaan moet worden. Zo houdt u overzicht op uw cursusadministratie én optimaliseert u uw werkprocessen.
Cursusplanning in uw online cursusadministratie
Met de planningsmodule kunt u heel simpel al uw roosters inplannen. Bij het inroosteren van de cursussen kunt u de trainingslocaties en trainingslokalen eenvoudig beheren.
Het systeem controleert ook op conflicten in de cursusadministratie. Daardoor heeft u nooit meer dubbel geboekte zalen. Of bijvoorbeeld docenten die op vrije dagen zijn ingeroosterd. Op die manier is de controle op beschikbaarheid van docenten en locaties zo gepiept. Waardoor u sneller en efficiënter kunt werken.
Communicatie
Carta Online biedt u de mogelijkheid om op verschillende manieren met uw verschillende doelgroepen te communiceren. Zo kunt u bijvoorbeeld vanuit het systeem automatisch bevestigingen verzenden. Ook zoals plaatsingsbrieven, uitnodigingen, facturen of certificaten kunt u met één druk op de knop versturen. Tegelijkertijd communiceert u op de manier zoals u dat wenst. Per mail, per post of via de online portalen.
Customer relation management (CRM)
Natuurlijk staat de relatie met uw klanten centraal. Carta online helpt u met het beheren van uw klantgegevens. Alle cursisten, leden, docenten, eigen medewerkers, trainingsacteurs en bedrijven staan in één overzichtelijke database. Zo kunt u met één druk op de knop per persoon of bedrijf alle benodigde informatie zien. Ook kunt u vanuit het systeem heel eenvoudig met iedereen communiceren.
Door middel van het opslaan van informatie van uw klanten leert u uw klant goed kennen. Hierdoor kunt u eenvoudig inspelen op hun wensen en behoeftes. Carta Online zorgt er tenslotte ook voor dat niemand twee keer in het bestand staat. Dat is wel zo overzichtelijk.
Portalen voor iedereen
De cursusadministratie kan over verschillende online portalen beschikken. De portalen zijn er voor cursisten, leden, docenten en medewerkers. Zodat u met iedereen kunt communiceren. Voor de cursist zet u zo eenvoudig de noodzakelijke cursus syllabi, lesmaterialen of andere documenten klaar. Zo kunnen ze online bij alle documenten. Ook de docenten kunnen bijvoorbeeld eenvoudig een lokaalwissel doorgeven. Iedere gebruiker heeft op deze manier altijd toegang tot de informatie die voor hem of haar relevant is.
Verschillende koppelingen
Het softwarepakket van Carta Online is altijd en overal toegankelijk. De gegevens hoeven maar één keer ingevoerd te worden en zijn vervolgens voor uw gehele administratie beschikbaar. Carta Online kent diverse koppelingen met systemen waar u regelmatig mee werkt. Door de automatisering van deze processen worden uw gegevens direct bijgewerkt. U hoeft zich dus geen zorgen meer te maken of de informatie klopt of dat u taken bent vergeten.