Wat heb ik nodig?

Voordat u begint met zoeken

Vaak begint de zoektocht naar een nieuw systeem, omdat u niet tevreden bent met wat u heeft. Excel gaat over boord of u loopt tegen beperkingen aan in uw eigen cursusadministratie. U denkt: “Kan dit niet makkelijker, wat kost het me veel tijd, of … “. Regelmatig merken wij dat opleidingsorganisaties vanuit die vraag op zoek gaan naar een nieuw systeem. Maar, … Denk niet te snel in een bepaalde richting.

Juiste volgorde

Uw basisproces is opleiden. Hoe ziet dat proces er in de meest ideale situatie uit? En wat heeft u dan nodig om de administratieve processen er omheen goed te organiseren? Pas daarna kijkt u naar de benodigde functies en zoekt u naar de administratie software die daar bij past.

Als u toch voor een nieuw systeem wilt gaan, doe het dan ook goed. Waarschijnlijk maakt u een keus voor minimaal de komende 5 jaar. Kies daarom niet voor wat u nu nodig heeft. Maar denk vooruit. Weet u waar u heen wilt? Waarom u doet wat u doet?

Uw eisen en wensen voor de te kiezen functies, zijn bepalend bij de keuze voor een nieuw systeem. Begin daarom met het beschrijven van uw koers. Kijk naar uw huidige én toekomstige aanbod van cursussen en trainingen. Wat wilt u uiteindelijk bereiken? Waar staat u over 5 jaar? Welke service wilt u nu en in de toekomst aan uw cursisten kunnen aanbieden? Hoe moet uw administratie daarop aansluiten?

Samen bepalen we uw koers

Goed weten wat u zoekt is belangrijk. Dat kan op basis van functies. Maar misschien noemen wij de door u gewenste functie met een hele andere naam dan u denkt. Vraag daar dus goed naar door. Maak een checklist van de functies die u echt nodig denkt te hebben. Dat helpt u bij het maken van uw keuze. Samen met u kijken wij vervolgens wat u nodig heeft.

Hulp nodig?

Weet u op dit moment niet waar u moet beginnen? Geen idee wat u nodig heeft? Vraag dan een kennismakingsgesprek aan. Wij kennen de markt en denken graag met u mee. In het gesprek gaan we uw vraagstuk doorgronden. Door onze jarenlange ervaring kunnen we goed inschatten wat u nodig heeft. Niets meer, niets minder. Wij willen u gewoon graag helpen.

Voor iedere vraag een functie

Carta Online kent vele mogelijkheden. Eigenlijk bieden we voor iedere vraag een functie. Bekijk in het uitgebreide overzicht of uw wensen er ook bij zitten.

Uitgebreid functie overzicht

Veelgestelde vragen

Waar moet je op letten bij het kiezen van een planningstool als opleidingsinstelling?

Let er vooral op dat de planningstool is gemaakt voor cursussen en niet alleen voor afspraken: hij moet locaties, lokalen, dagdelen en docenten kunnen roosteren en die planning direct verbinden met inschrijving, facturatie en communicatie. Controleer daarnaast of er een docenten- en cursistenportaal is, welke koppelingen er zijn met uw website en boekhouding, of u zelf rapportages kunt maken en hoe de support geregeld is. Carta Online is een Nederlandse cursusadministratie waarin planning, inschrijving, facturatie en portalen in één systeem zitten, in drie pakketten: START, GROEI en OP MAAT.

Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen software voor coaches en software voor opleidingsinstellingen?

Software voor coaches draait om één-op-één afspraken, sessies en trajecten per cliënt; software voor opleidingsinstellingen draait om groepen: een cursusaanbod met data, locaties, docenten, maximale deelnemersaantallen, wachtlijsten, aanwezigheid, resultaten en certificaten. Opleiders hebben bovendien vaak te maken met bedrijven die meerdere medewerkers inschrijven, verzamelfacturen, leergangen en accreditaties. Carta Online is cursusadministratiesoftware voor dat tweede type: opleiders, trainingsbureaus en
opleidingsinstituten die cursussen plannen, inschrijvingen verwerken en cursisten en docenten via portalen informeren.