Organisatie van evenementen

Soepele organisatie van uw open dagen

Carta Online helpt u ook bij de organisatie van open dagen of congressen voor leden van een beroepsvereniging. De promotie, het versturen van mailings, het opzetten van een mobiele website en het registreren van de deelnemers, het kan in Carta Online. De registratie van alle deelnemers wordt overzichtelijk weergegeven en is 24/7 online beschikbaar voor zowel de organisatie als de deelnemers. Bovendien kunt u de facturatie en het betalen online afhandelen.

Als u wilt weten hoe Carta Online dat doet vraag dan een gratis demo aan.

Verschillende typen deelnemers

Voor de organisatie van uw open dagen kunt u verschillende type deelnemers aanmaken. De “gewone” deelnemer, deelnemers die verschillende tarieven betalen (vroeg boekers), en ook sprekers of VIP’s. Het is ook mogelijk om bepaalde groepen kosteloos of tegen een speciaal tarief te laten registreren.

Voor de speciale groep zoals sprekers en VIP’s kunt u een code aanmaken die het registreren van deze groep voor hen makkelijker maakt. Denk hierbij aan de contact- en profielgegevens en het programma-aanbod. Achteraf handmatig aanpassen is niet meer nodig, waardoor de kansen op fouten en ergernissen sterk worden verminderd.

Hoe verloopt het proces bij het organiseren van open dagen?

Na het opzetten van een registratiepagina kunnen deelnemers eenvoudig door een geïntegreerde nieuwsbrief worden uitgenodigd. Deelnemers kunnen zich direct inschrijven.

Met Carta Online hebben u en uw medewerkers online toegang tot alle relevante informatie, vanaf elk mogelijk apparaat. Of u nu werkt op een PC, Mac, mobiele telefoon of tablet, u heeft altijd en overal zicht op de laatste stand van zaken. Zo ziet u bijvoorbeeld tijdig of een workshop bijna vol zit.

Online betalen

Aan het registratieproces kan een online betaalmodule worden gekoppeld. Deelnemers kunnen direct betalen voor de verschillende onderdelen via iDEAL en de meest gebruikelijke creditcards. Betalen door middel van een factuur behoort ook tot de mogelijkheden. U kunt dit allemaal zelf eenvoudig aangeven in het systeem.

Backoffice

In de backoffice creëert u de verschillende programmaonderdelen en kunt u zaken als sprekers, sessies en locaties toewijzen. Vanuit de backoffice beheert u alle teksten die op het internet worden getoond. Alle informatie is zo vanuit één bron toegankelijk. Zo houdt u overzicht. Ook alle gegevens over de deelnemers, sprekers en de workshops kunt u in het systeem opslaan.

U kan uw medewerkers, afhankelijk van taken die ze in het systeem moeten verrichten, een rol toewijzen. Per rol kunt vervolgens aangeven welke rechten uw collega’s krijgen in het systeem. Carta Online helpt u bij het uitvoeren van uw werk. In één oogopslag ziet u wat u nog moet doen. Vervolgens doet u het openstaande werk met één druk op de knop.