Klantendag 2022
Op donderdag 3 november vond de jaarlijkse klantendag van Cart Online plaats op de Golfbaan Kromme Rijn te Bunnik. Deze middag wordt georganiseerd om gezamenlijk met onze gebruikers het gesprek aan te gaan over de diverse functionaliteiten, wensen en aandachtpunten van de cursusadministratie software van Carta Online. Deze input is zeer welkom en zal worden gebruikt bij de verbeteringen die we het komende jaar gaan doorvoeren.
Tijdens de rondetafelgesprekken kwamen er een aantal klantspecifieke- en een aantal algemene vragen en wensen naar voren. De klantspecifieke vragen zal het Carta-team opnemen met de klant. De andere naar voren gekomen punten zullen wij bekijken en verder evalueren.
Nieuwste ontwikkelingen
Na het voorstelrondje werd er een presentatie gegeven over de nieuwste ontwikkelingen van onze cursusadministratiesoftware. Het afgelopen jaar hebben we onder andere veel aandacht besteed aan het nog stabieler maken van Carta, de integratie met Edudex/STAP, de facturatie en het aanmelden. De presentatie kunt u hier vinden.
Interactie
Tijdens de klantendag werden er verschillende rondetafelgesprekken gehouden met de onderwerpen: STAP, Proces automatisering, Facturatie, Planning/roosteren en Portalen. Deze rondetafelgesprekken werden in kleine groepen gehouden.
Uitkomst rondetafelgesprekken
STAP
Op welke wijze wordt STAP-subsidie ondersteund in Carta?
De overheid heeft STAP-subsidie geïntroduceerd; een persoonlijk opleidingspotje voor iedere volwassen Nederlander.
Er werden de volgende vragen gesteld
- Wat moet de opleider regelen?
- Hoe ziet het proces eruit voor de cursist?
- Hoe ziet het proces eruit voor de opleider?
- Hoe verloopt de financiële afwikkeling met cursist en UWV-STAP?
- Op welke wijze biedt de applicatie Carta ondersteuning?
De hand-out bij deze sessie kunt u hier downloaden.
Wel/geen deelname als geen STAP-subsidie is toegekend
Veel opleiders worstelen met de vraag of cursisten, die zich hebben aangemeld voor een cursus, wel/niet mee zullen doen aan de cursus als blijkt dat hen geen STAP-subsidie is toegekend. Hierbij komt het vraagstuk of er wel/niet vooruit gefactureerd moet worden, omdat dit meer werk met zich meebrengt als blijkt dat de cursist de STAP-subsidie is toegekend.
Proces automatisering
Verdere automatisering van processen. Hoe ver wil je gaan?
Het is steeds beter mogelijk om de administratie processen rondom een opleiding te automatiseren. Met het planbord word je al geholpen om de verschillende stappen in het opleidingsproces te automatiseren, maar is nog steeds een druk op de knop van de gebruiker nodig om de stappen daadwerkelijk uit te voeren.
Het is mogelijk om de processtappen nog verder automatisch uit te voeren:
- Hoe ver wil je daarin als opleider gaan?
- Op welke manier wil je de controle over de automatische processen behouden, zonder dat elke stap afzonderlijk bevestigd moet worden?
- En wat als er iets fout gaat?
- Hoe wil je op de hoogte worden gehouden?
Deze sessies over het nog verder automatiseren (robotiseren) van processen in Carta leverde een scala aan meningen op. Aan de ene kant waren er gebruikers die liefst alles controleerden voordat er een bericht aan een deelnemer of docent gestuurd wordt, aan de andere kant waren er gebruikers die alles het liefst volledig automatisch verstuurd zouden zien worden.
Verder kwam aan het licht dat sommige processen binnen Carta op dit moment ‘onnodige’ handelingen vereisen. Als voorbeeld werd genoemd dat een ‘late’ inschrijving via WebFilter ook direct bevestigd zou moeten worden, omdat alle andere inschrijvingen al bevestigd zijn.
Met deze input gaat het Carta-team aan de slag
Facturatie
Hoe factureer je je cursisten/bedrijven?
Het gebruik van de facturatie binnen Carta.
- Wanneer verstuur je de facturen?
- Hoe handel je de facturatie van online betaalde inschrijvingen af?
- Verstuur je de facturen in bulk of per cursus?
- Maak je creditfacturen/aanvullende facturen in Carta?
- Maak je gebruik van het planbord bij het versturen van de facturen?
- Maak je gebruik van termijnfacturatie/automatische termijnincasso?
- Maak je gebruik van e-facturatie?
Bij deze sessie bleek dat er veel klantspecifieke wensen waren. Verschillende suggesties werden geopperd zoals een aparte factuursjabloon voor verschillende talen, een cc naar de deelnemers bij het versturen van een factuur naar een bedrijf en afmeldingen vanuit STAP.
Planning / Roosteren
Hoe plan ik mijn docenten, locaties/lokalen en faciliteiten?
Ook hier hebben de deelnemers informatie uitgewisseld. Hoe bijvoorbeeld ruimten worden afgeblokt als daarin een vergadering plaatsvindt of bij verhuur aan derden.
Diverse klanten geven aan zelf een eigen handboek te hebben geschreven voor het gebruik van Carta en ook het roosteren, volledig afgestemd op de werkwijze zoals zij als organisatie Carta hebben ingericht en gebruiken.
Voor menigeen is het onbekend dat via de <Help> in Carta ook naar de website van Carta kan worden gesprongen met meer informatie (handleidingen en instructievideo’s) over het gebruik van Carta.
Geuite vragen/wensen:
- Hoe gaat scrollen precies in zijn werk bij het rooster
- Meer verschillende kleuren gewenst bij roosteren
- Automatisch toezicht houden dat een docent maar maximaal X keer ingepland mag worden
- Makkelijker de beschikbaarheid opvragen van meerdere (geselecteerde) docenten ineens
BORREL
Na de rondetafelgesprekken, tijdens de borrel werd er nog veel nagepraat. Het Carta team kijkt terug op een leerzame en gezellige klantendag. Tot volgend jaar!
