Auteur: Carta Online

Software voor de organisatie van open dagen

Organisatie grote evenementen en congressen

Geplaatst op | door Carta Online

Organiseer grote evenementen en congressen efficiënt met Carta Online

Bij de organisatie van grote evenementen en congressen komt veel kijken. Denk aan het registreren van deelnemers, het verwerken van betalingen, het beheren van toegang en het achteraf versturen van informatie. Met Carta Online automatiseer je al deze stappen, zodat je je kunt focussen op een succesvol evenement of congres.

Met Carta Online maak je eenvoudig een evenement of congres aan als cursus, waarbij alle bijbehorende taken en acties direct worden gekoppeld. Stuur gepersonaliseerde uitnodigingen per e-mail en voeg direct een link toe naar het aanmeldformulier.

Daarnaast biedt Carta Online een betaalmodule, waarmee deelnemers direct afrekenen via iDEAL, creditcard of factuur. Hierdoor verwerk je inschrijvingen en betalingen automatisch, zonder handmatig bijhouden van gegevens.

Professionele organisatie van grote evenementen en congressen met Carta Online

Aanmeldproces voor grote evenementen en congressen

Met Carta Online nodig je deelnemers uit via een persoonlijke uitnodigingsmail. In deze mail wordt een link opgenomen naar het aanmeldformulier, waar deelnemers zich eenvoudig kunnen inschrijven voor het evenement of congres.

Breid het aanmeldproces uit met een online betaalmodule, zodat deelnemers direct kunnen betalen via iDEAL, de meest gebruikte creditcards of, indien gewenst, via factuur. Hiermee kunnen de deelnemers eenvoudig losse onderdelen van het evenement of congres afrekenen, zoals workshops, netwerksessies of extra faciliteiten.

Daarnaast kan je eenvoudig bijhouden wie zich heeft aangemeld en welke betalingen zijn voltooid.

E-tickets met QR-code

Deelnemers ontvangen bij inschrijving een E-ticket met een unieke QR-code. Dit ticket wordt automatisch als bijlage meegestuurd in de bevestigingsmail of kan later worden verzonden na verwerking in de Carta backoffice.

Efficiënte toegangscontrole op locatie

Om de toegangscontrole soepel te laten verlopen, kan de Registratiedesk eenvoudig op locatie worden ingezet. Je hebt alleen een Windows-laptop met het programma en een gekoppelde Bluetooth-scanner nodig.

Werk je met meerdere ingangen of grote groepen? Geen probleem! Meerdere scanners kunnen tegelijk worden ingezet, zodat deelnemers zonder vertraging naar binnen kunnen.

Registratie van aanwezigheid met de Registratiedesk-tool van Carta

Bij de organisatie van grote evenementen en congressen is het belangrijk om bij te houden wie aanwezig is. Met de Registratiedesk-tool van Carta Online wordt dit proces volledig geautomatiseerd.

Bij binnenkomst scannen deelnemers hun unieke QR-code, waarna hun aanwezigheid direct wordt geregistreerd in het systeem. Hierdoor werkt de registratie snel en foutloos.

Wil je deelnemers na afloop ook bedanken of een evaluatie sturen? Met de aanwezigenlijst uit de Registratiedesk van Carta Online stuur je eenvoudig een gepersonaliseerde follow-upmail. Daarnaast kun je statistieken bekijken en analyseren hoe jouw evenement heeft gepresteerd.

Carta Online registratiedesk voor evenementen en congressen

Benieuwd hoe Carta Online jouw volgende evenement kan verbeteren? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvende demo of meer informatie!

VRAAG DEMO AAN
cursusadministratie voor opleiders

Nieuw in Carta 2024

Geplaatst op | door Carta Online

Nieuw in Carta 24. Hieronder worden enkele wijzigingen uitgelicht die Carta in 2024 heeft doorgevoerd.

Daarnaast zijn er in 2024 nog veel meer aanpassingen doorgevoerd in zowel Carta Backoffice als Carta Portaal. Een volledig overzicht vind je in de releasenotes.

Releasenotes
Uitgelichte wijzigingen
Backoffice
Carta Portaal
Financieel

Nieuw in Carta 2024 Backoffice

ICS bijlage bij de mail

In de e-mailcorrespondentie naar cursisten, docenten, acteurs en medewerkers is het nu mogelijk om een ICS-bestand met het persoonlijke rooster toe te voegen. Dit bestand kan eenvoudig in de persoonlijke agenda worden geïmporteerd, zodat lessen en/of bijeenkomsten direct zichtbaar zijn. Let op: dit betreft een statische agenda. Eventuele roosterwijzigingen worden niet automatisch bijgewerkt in het ICS-bestand.

 

Voorbeeld Outlook agenda.

Verbeterde Overall zoeken in Carta

Zoeken in Carta is nu nóg krachtiger! De Overall zoeken-functie in de knoppenbalk bood al de mogelijkheid om te zoeken in cursussen, personen en bedrijven.

Deze functionaliteit is nu uitgebreid met de mogelijkheid om ook cursusinschrijvingen te doorzoeken.

In het venster met zoekresultaten worden nu ook de betreffende cursusinschrijvingen weergegeven. Dit betekent dat je sneller en gemakkelijker specifieke inschrijvingen vindt, bijvoorbeeld op basis van een ordernummer of opmerkingen bij een inschrijving.

Verbeteringen in het online aanmeldproces

Het online aanmeldproces in Carta Online is flink verbeterd! Dankzij deze updates wordt aanmelden eenvoudiger, sneller en gebruiksvriendelijker.

  • Groeperen van uitvoeringen bij keuzevakken

    Als aan een leerganguitvoering meerdere keuzevakken (uitvoeringen) van dezelfde (moeder)cursus zijn gekoppeld, kunnen deze uitvoeringen nu per cursus gegroepeerd worden weergegeven op het aanmeldformulier. Dit maakt het voor cursisten overzichtelijker en eenvoudiger om per cursus één uitvoering te kiezen.

  • Bankrekeningnummer en IBAN-controle

    Bij betalingen via automatische incasso kan nu op het aanmeldformulier het bankrekeningnummer van de cursist worden ingevuld. Voorkom fouten bij betalingen! Bij aanmelding via automatische incasso wordt het bankrekeningnummer van de cursist nu automatisch gecontroleerd met een IBAN-check. Zo worden verkeerde invoer en betalingsproblemen direct voorkomen.

  • Standaard aangevinkte checkboxen voor efficiëntie

    Vanaf nu kunnen standaard aangevinkte checkboxen in het aanmeldformulier worden toegevoegd. Dit bespaart cursisten tijd en zorgt ervoor dat belangrijke opties niet over het hoofd worden gezien.

  • Modules en kosten direct inzichtelijk

    Bij modulaire cursussen kunnen cursisten nu direct de afzonderlijke modules selecteren. Bovendien worden eventuele extra kosten per module transparant weergegeven op het aanmeldformulier.

  • Dynamische bedankpagina’s voor betere conversie

    Na aanmelding wordt niet langer een standaard bedankpagina getoond. In plaats daarvan kan nu een specifieke bedankpagina per cursus of leergang worden ingesteld. Dit maakt het mogelijk om Google Analytics-data te verzamelen en slim in te zetten voor cross-selling.

Aanmeldformulier met keuzemodules

E-learning

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een LTI-koppeling met een e-learningapplicatie (of direct met aNewSpring), wordt bij het afronden van de e-learningmodule automatisch het nieuwe datumveld “DatumElearningAfgerond” bijgewerkt bij de cursusinschrijving in Carta. Dit veld kan vervolgens worden gebruikt als samenvoegveld in correspondentie, zoals bij het genereren van een certificaat, vanuit Carta.

Nieuw in Carta 2024 Portaal

Uitbreidingen in het gebruik van bestanden in het Carta-portaal

  • Onderscheid tussen actuele en alle bestanden

    Bij het tonen van bestanden wordt nu onderscheid gemaakt tussen actuele bestanden en alle bestanden. Standaard worden alleen de actuele bestanden weergegeven. Cursisten en docenten kunnen ervoor kiezen om ook alle bestanden te bekijken. De zichtbaarheid wordt bepaald op basis van de status van de cursus: actueel, gearchiveerd of geannuleerd.

  • Zichtbaarheid van beoordeelde documenten

    Beoordeelde en persoonlijke (huiswerk)documenten van cursisten blijven nu zichtbaar voor alle docenten in de cursus.

  • Groeperen en pagineren van “Nog te beoordelen”-bestanden

    De functionaliteit voor het groeperen en pagineren van huiswerkbestanden in het persoonlijke docentenportaal is verbeterd, zodat docenten sneller en efficiënter kunnen werken.

  • Bestanden bij modulaire cursussen

    In het cursistenportaal worden bij modulaire cursussen alleen bestanden getoond die relevant zijn voor de modules die de cursist daadwerkelijk volgt.

  • Versienummering bij dubbele bestandsnamen

    Wanneer een bestand met dezelfde bestandsnaam opnieuw wordt geüpload, krijgt het nieuwe bestand automatisch een extensienummer. Dit bestand doorloopt vervolgens opnieuw de uploadcyclus als een nieuw document.

  • Uploadinformatie

    Bij alle geüploade bestanden in het portaal is nu zichtbaar wie het bestand heeft geüpload.

  • Extra overzicht bij [Overzicht]-menu

    Onder de menukeuze [Overzicht] is een extra weergave toegevoegd waarin de status van alle cursussen zichtbaar is. Hierdoor kunnen opleidingsmedewerkers sneller controleren wat de (inschrijf)status van een specifieke cursus is en of deze nog zichtbaar zou moeten zijn in het aanbod op het CO-portaal of de website.

Nieuw in Carta 2024 Financieel

  • Betaallink
    Het is nu mogelijk om een betaallink (in de vorm van een QR-code of hyperlink) toe te voegen aan de factuur en/of de begeleidende e-mail. Dit biedt de debiteur een eenvoudige en snelle manier om het verschuldigde factuurbedrag te voldoen.
  • Automatische incasso
    Het is nu mogelijk om (online) inschrijvingen, gefactureerd in termijnen via Carta Backoffice, automatisch te incasseren in Exact Online. Er zijn geen extra handelingen nodig tijdens het inschrijfproces.De betaalwijze automatische incasso kan op het inschrijfformulier worden geselecteerd of automatisch worden meegegeven. De juiste gegevens, zoals termijnen, incasso-conditie en bankrekeningnummer, worden vastgelegd in Carta en doorgestuurd naar Exact Online. Vanuit Exact Online kan de automatische incasso (SEPA) vervolgens worden uitgevoerd.
  • Terugkoppeling Exact Online
    Het is nu mogelijk om betalingen en deelbetalingen vanuit Exact Online in Carta te importeren (terugkoppeling). Deze betalingen worden direct bij de factuur in Carta geregistreerd. Wanneer een factuur volledig is betaald, wordt de betaaldatum automatisch ingevuld. Hierdoor kan de debiteurbewaking, inclusief eventuele aanmaningen, ook automatisch vanuit Carta worden uitgevoerd.
  • Omzetverdeling
    De financiële koppeling is uitgebreid met de functionaliteit Omzetverdeling. De omzet van een cursus kan nu via memoriaalboekingen in de financiële applicatie worden verdeeld op basis van het aantal contacturen per maand (uit het rooster). Hierdoor wordt de omzet over de looptijd van de cursus verdeeld weergegeven in de financiële applicatie. Per artikel kan worden ingesteld of de omzetverdeling al dan niet toegepast moet worden.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen
koppelingen boekhoudsystemen Carta Online

Jaarafsluiting in Carta

Geplaatst op | door Carta Online
CRM Cursusadministratie Carta Online

JAARAFSLUITING IN CARTA

Het einde van het jaar is in zicht, en voor veel organisaties betekent dit tevens de financiële jaarafsluiting van het lopende boekjaar, met de start van een nieuw boekjaar in 2025. In diverse financiële applicaties wordt automatisch een nieuw boekjaar geopend, inclusief een initiële waarde voor het toekennen van het volgende boekstuknummer in alle dagboeken, waaronder het verkoopdagboek. Hoe ga je hiermee om wanneer facturen vanuit Carta automatisch worden doorgestuurd als financiële mutaties (journaalposten) naar die financiële applicatie?

Acties vóór 31 december:

Om een soepele overgang te garanderen, volg deze stappen:

  1. Factureren van cursusinschrijvingen: Zorg ervoor dat alle cursusinschrijvingen die je nog in 2024 wilt factureren, uiterlijk op 31 december zijn gefactureerd, inclusief eventuele noodzakelijke aanvullende (credit)facturen. Verstuur deze facturen per e-mail of per post.
  2. Doorzetting naar financiële applicatie: Zet deze facturen ook uiterlijk op 31 december door naar je financiële applicatie. Hierdoor worden deze facturen voorzien van een boekstuknummer van 2024. Deze stap is cruciaal als Carta is gekoppeld aan Exact Online, en er een controle moet plaatsvinden om ervoor te zorgen dat het toegekende boekstuknummer overeenkomt met het factuurnummer van Carta.

Het Nieuwe (boek)jaar:

Na de overgang naar het nieuwe jaar, volg deze stappen:

  1. Instelling van startwaarde: In de financiële applicatie kan een nieuwe startwaarde worden ingesteld (of automatisch bepaald) voor het boekstuknummer in het (verkoop)dagboek waarnaar Carta de facturen doorzet. Zet of wijzig (of handhaaf) dit boekstuknummer in de financiële applicatie.
  2. Aanpassing in Carta: Zorg ervoor dat in Carta het eerst toe te kennen factuurnummer wordt ingesteld op deze waarde. Dit kan worden gedaan in [Systeemopties] op het tabblad <Financieel>, in het veld “Volgende factuurnr”.
    Let op: als je met meerdere administraties werkt in Carta, herhaal deze handeling dan voor elke administratie op dit tabblad.

Een fijne jaarafsluiting toegewenst!

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen

Portaal – Bestanden / Huiswerk / notificaties

Geplaatst op | door Carta Online

Portaal – Bestanden / Huiswerk / Notificaties

Documenten Koppelen en Vrijgeven

Carta biedt de mogelijkheid om documenten (cursusmateriaal) in de backoffice aan de cursus te koppelen. Deze documenten kunnen op gezette datums worden vrijgegeven in het cursistenportaal. Ook kunnen bestanden direct in het portaal worden geüpload en opgevolgd.

Bestanden Delen door Docenten

Docenten kunnen in hun persoonlijke portaal extra presentaties of bestanden delen met hun cursusgroep. Via een workflow kan worden ingesteld wat Carta moet doen bij het uploaden van een bestand. Hierbij kan worden bepaald voor wie het bestand zichtbaar wordt en of er een notificatiemail wordt verstuurd.

Bestanden Uploaden door Cursisten

Cursisten kunnen, mits ze de juiste rechten hebben, ook bestanden uploaden. Hierdoor kan huiswerk efficiënt worden afgehandeld. De docent kan huiswerkopdrachten klaarzetten voor de groep. Cursisten uploaden vervolgens hun uitgevoerde opdrachten individueel. Deze opdrachten zijn dan beschikbaar voor de docent ter beoordeling. De docent kan het ingeleverde huiswerk downloaden, voorzien van feedback, en een beoordeling geven.

Workflow en Notificatiesysteem

Het instelbare workflow- en notificatiesysteem bepaalt de opvolging bij het uploaden van een bestand. Dit geldt voor docenten, cursisten of de cursusadministratie. Het systeem stelt in voor wie een bestand zichtbaar wordt. Ook kan worden ingesteld of ontvangers per notificatiemail op de hoogte worden gebracht.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen
Modulaire cursussen opzetten in Carta Online

Modulaire cursussen

Geplaatst op | door Carta Online

Modulaire Cursussen in Carta Online

Met Carta Online stel je eenvoudig modulaire cursussen samen. Je bepaalt precies uit welke (keuze)modules een cursus bestaat. Daarnaast kun je aangeven of een module verplicht of facultatief is. Dit biedt optimale flexibiliteit voor cursisten, zoals bij vrijstellingen voor bepaalde onderdelen of bij het aanbieden van keuzemodules voor verdieping. Daarom is de modulaire structuur ideaal voor organisaties die cursisten keuzevrijheid willen bieden.

Toepassingen: Congressen, Webinars en Workshops

De modulaire structuur is ook perfect voor congressen, webinars en workshops. Cursisten kunnen zich inschrijven voor precies de onderwerpen die hen interesseren. Zo bied je een gepersonaliseerde leerervaring die aansluit bij individuele voorkeuren.

Betere Registratie van Inhaalmogelijkheden

Een ander groot voordeel is de efficiënte registratie van inhaaldagen. Cursisten worden uitsluitend ingeschreven voor de module die ze moeten inhalen. Daarom verschijnt de cursist alleen op de presentielijst van de bijeenkomst waarin die module wordt aangeboden. Zo houd je de administratie overzichtelijk en bespaar je tijd.

Integratie in het Carta-portaal

De verwerking van modulaire cursussen is volledig geïntegreerd in het Carta-portaal. Hierdoor zien cursisten in hun persoonlijke rooster alleen de bijeenkomsten van modules die ze daadwerkelijk volgen. Voor docenten biedt dit overzichtelijke aanwezigheidsregistraties, omdat zij alleen de relevante cursisten zien.

Gepersonaliseerde Weergave van Cursusmateriaal

Bij het tonen van cursusmateriaal houdt het Carta-portaal automatisch rekening met de modules die een cursist volgt. Daarom ziet elke cursist uitsluitend de bestanden die bij hun modules horen. Dit wordt gekoppeld aan de backoffice-registratie, zodat alles foutloos verloopt.

Modulaire cursussen opzetten in Carta Online

Automatische bevestigingsmail

Wanneer een cursist zich aanmeldt, worden de geselecteerde modules automatisch opgenomen in de bevestigingsmail. Zo wordt direct duidelijk welke onderdelen zijn gekozen.

Uitgebreid Aanmeldformulier: Gebruiksvriendelijk en Duidelijk

Het aanmeldformulier van Carta Online is uitgebreid met extra functionaliteiten. Zo kun je eenvoudig modulaire cursussen beheren. Het formulier toont een overzicht van de beschikbare modules, voorafgegaan door keuzevakjes. Omdat modules verplicht of facultatief kunnen zijn, worden de keuzevakjes standaard al wel of niet aangevinkt. Bij elke selectie wordt direct de prijsberekening in het informatieblokje aangepast. Zo weet de cursist meteen wat de kosten zijn en welke keuzes impact hebben.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen