Auteur: Carta Online

Portaal – Bestanden / Huiswerk / notificaties

Geplaatst op | door Carta Online

Portaal – Bestanden / Huiswerk / Notificaties

Documenten Koppelen en Vrijgeven

Carta biedt de mogelijkheid om documenten (cursusmateriaal) in de backoffice aan de cursus te koppelen. Deze documenten kunnen op gezette datums worden vrijgegeven in het cursistenportaal. Ook kunnen bestanden direct in het portaal worden geüpload en opgevolgd.

Bestanden Delen door Docenten

Docenten kunnen in hun persoonlijke portaal extra presentaties of bestanden delen met hun cursusgroep. Via een workflow kan worden ingesteld wat Carta moet doen bij het uploaden van een bestand. Hierbij kan worden bepaald voor wie het bestand zichtbaar wordt en of er een notificatiemail wordt verstuurd.

Bestanden Uploaden door Cursisten

Cursisten kunnen, mits ze de juiste rechten hebben, ook bestanden uploaden. Hierdoor kan huiswerk efficiënt worden afgehandeld. De docent kan huiswerkopdrachten klaarzetten voor de groep. Cursisten uploaden vervolgens hun uitgevoerde opdrachten individueel. Deze opdrachten zijn dan beschikbaar voor de docent ter beoordeling. De docent kan het ingeleverde huiswerk downloaden, voorzien van feedback, en een beoordeling geven.

Workflow en Notificatiesysteem

Het instelbare workflow- en notificatiesysteem bepaalt de opvolging bij het uploaden van een bestand. Dit geldt voor docenten, cursisten of de cursusadministratie. Het systeem stelt in voor wie een bestand zichtbaar wordt. Ook kan worden ingesteld of ontvangers per notificatiemail op de hoogte worden gebracht.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen

Modulaire cursussen

Geplaatst op | door Carta Online

Modulaire Cursussen in Carta Online

In Carta kan een cursus desgewenst modulair worden opgezet. Hierbij kan worden vastgelegd uit welke (keuze)modules de cursus bestaat. Per module kan worden aangegeven of deze “verplicht” of “facultatief” is. Deze modulaire structuur wordt vaak gebruikt wanneer cursisten keuzevrijheid hebben, bijvoorbeeld als vrijstelling voor bepaalde onderdelen mogelijk is of wanneer er keuzemodules zijn voor verdieping.

Gebruik bij congressen, webinars en workshops

De modulaire cursusstructuur is ook geschikt voor congressen, webinars en workshops, waarbij de cursist zich kan inschrijven voor onderwerpen die hem/haar interesseren.

Inhaalmogelijkheden

Daarnaast biedt het gebruik van modulaire cursussen de mogelijkheid om ‘inhaaldagen’ beter te registreren. De cursist wordt dan alleen ingeschreven voor de module die moet worden ingehaald en verschijnt alleen op de presentielijst van de bijeenkomst waarin die module is gepland.

Integratie in het Carta-portaal

De afhandeling van modulaire cursussen is nu volledig doorgevoerd in het Carta-portaal. Zo ziet de cursist in het rooster alleen de bijeenkomsten van de modules die hij/zij volgt. De docent ziet bij de aanwezigheidsregistratie alleen de cursisten die de ingeplande module daadwerkelijk volgen.

Weergave van cursusmateriaal

Ook bij het tonen van het cursusmateriaal in het persoonlijke portaal wordt rekening gehouden met de modules die de cursist volgt, gekoppeld aan de backoffice-registratie van welk bestand bij welke module hoort.

Automatische bevestigingsmail

De geselecteerde modules kunnen ook worden opgenomen in de automatische bevestigingsmail.

Uitgebreid aanmeldformulier

Verder is de functionaliteit van het Carta-aanmeldformulier uitgebreid voor een snelle en eenvoudige afhandeling van modulaire cursussen. In het aanmeldformulier kunnen de vastgelegde modules van de cursus worden getoond. De modules worden voorafgegaan door keuzevakjes, zodat de cursist kan aangeven welke modules hij/zij wil volgen. De vinkvakjes zijn standaard al wel/niet aangevinkt op basis van de registratie of de module verplicht of facultatief is. Op basis van de geselecteerde modules wordt, indien van toepassing, de berekening in het prijsinformatieblokje naast het aanmeldformulier bijgewerkt en getoond. Zo ziet de cursist direct de consequenties van de gemaakte keuzes.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen

Terugkoppeling Exact Online

Geplaatst op | door Carta Online

Snel aflezen welke facturen zijn voldaan: Terugkoppeling Exact Online

Naast de al bestaande koppeling “Carta – Exact Online”, waarmee de in Carta gegenereerde facturen doorgezet kunnen worden als journaalposten, is er nu ook een terugkoppeling beschikbaar. In Exact Online worden de betalingen uitgevraagd en wordt er een match uitgevoerd op het factuurnummer van Carta.

De ontvangen betalingen worden in Carta zichtbaar bij het venster [Factuur][Betaling]. Als het volledige bedrag is betaald dan wordt het veld “Betaling” in [Factuur][Algemeen] gezet en wordt de factuur visueel in het groen gepresenteerd. Zo is in de factuur-zoeklijst snel af te lezen welke facturen (volledig) zijn betaald en welke nog niet.

De cursusmedewerkers kunnen nu in Carta zelf zien of een factuur al wel of niet betaald is. En zodoende bepalen of de cursist met de cursus mag starten of wellicht nog geen certificaat mag ontvangen. De cursusmedewerker hoeft hiervoor niet langer meer naar een medewerker van de financiële administratie.

Door de terugkoppeling vanuit Exact Online hoeven de betalingen niet langer handmatig in Carta bijgewerkt te worden en kunnen de aanmaningen direct vanuit Carta verstuurd worden. Het versturen van de aanmaningen vanuit Carta heeft als voordeel dat hierbij ook de factuur opnieuw kan worden bijgevoegd.

 

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen

Jaarafsluiting in Carta

Geplaatst op | door Carta Online

JAARAFSLUITING IN CARTA

Het einde van het jaar is in zicht, en voor veel organisaties betekent dit tevens het financiële afsluiten van het lopende boekjaar, met de start van een nieuw boekjaar in 2024. In diverse financiële applicaties wordt automatisch een nieuw boekjaar geopend, inclusief een initiële waarde voor het toekennen van het volgende boekstuknummer in alle dagboeken, waaronder het verkoopdagboek. Hoe ga je hiermee om wanneer facturen vanuit Carta automatisch worden doorgestuurd als financiële mutaties (journaalposten) naar die financiële applicatie?

Acties vóór 31 december:

Om een soepele overgang te garanderen, volg deze stappen:

  1. Factureren van cursusinschrijvingen: Zorg ervoor dat alle cursusinschrijvingen die je nog in 2023 wilt factureren, uiterlijk op 31 december zijn gefactureerd, inclusief eventuele noodzakelijke aanvullende (credit)facturen. Verstuur deze facturen per e-mail of per post.
  2. Doorzetting naar financiële applicatie: Zet deze facturen ook uiterlijk op 31 december door naar je financiële applicatie. Hierdoor worden deze facturen voorzien van een boekstuknummer van 2023. Deze stap is cruciaal als Carta is gekoppeld aan Exact Online, en er een controle moet plaatsvinden om ervoor te zorgen dat het toegekende boekstuknummer overeenkomt met het factuurnummer van Carta.

Het Nieuwe (boek)jaar:

Na de overgang naar het nieuwe jaar, volg deze stappen:

  1. Instelling van startwaarde: In de financiële applicatie kan een nieuwe startwaarde worden ingesteld (of automatisch bepaald) voor het boekstuknummer in het (verkoop)dagboek waarnaar Carta de facturen doorzet. Zet of wijzig (of handhaaf) dit boekstuknummer in de financiële applicatie.
  2. Aanpassing in Carta: Zorg ervoor dat in Carta het eerst toe te kennen factuurnummer wordt ingesteld op deze waarde. Dit kan worden gedaan in [Systeemopties] op het tabblad <Financieel>, in het veld “Volgende factuurnr”.
    Let op: als je met meerdere administraties werkt in Carta, herhaal deze handeling dan voor elke administratie op dit tabblad.

Een fijne jaarafsluiting toegewenst!

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen

Wendy Bosboom van Stichting OOI: “ Carta Online biedt veel mogelijkheden”

Geplaatst op | door Carta Online

Wendy Bosboom van Stichting OOI: “ Carta Online biedt veel mogelijkheden”

Het Opleidings- en Ontwikkelingsfonds voor de Isolatiebranche (OOI) is een intiatief van sociale partners, waaronder VIB, CNV Vakmensen, FNV Metaal en De Unie. Met ruim 35 jaar aan ervaring staat OOI bekend als hét vooraanstaande opleidingscentrum voor vakgerichte cursussen en opleidingen in de technische isolatiebranche.

Met een nadruk op kwaliteit, docentbegeleiding en up-to-date lesmateriaal, heeft Stichting OOI, in lijn met Boswell-Bèta, gekozen voor Carta Online na de overname van Micros door Carta Online. Hiermee is Stichting OOI het laatste bedrijf dat deze overstap heeft gemaakt. Wendy Bosboom, werkzaam bij OOI, deelt haar ervaringen met deze overgang. 

Gebruiksvriendelijker en goede samenwerking

“De beslissing om bij Carta te blijven na de overname was eigenlijk gebaseerd op onze tevredenheid over Micros,” legt Wendy uit. “Maar er waren enkele punten waarvan we dachten dat het gebruiksvriendelijker kon, en Carta heeft dat voor ons opgelost. Daarnaast was de samenwerking met onze contactpersoon, Ron van Gemert, bij Carta echt doorslaggevend”

Koppeling met de nieuwe website

Een van de voordelen die Wendy benadrukte, was de mogelijkheid om een koppeling te maken met hun nieuwe website, mijnOOI.nl, waardoor inschrijven voor cursussen via de website mogelijk wordt. “Dat was voor ons een grote pré,” vervolgde Wendy. “We zijn momenteel in de testfase, met de verwachting om begin 2024 live te gaan.”

mijnooi

Efficiëntie maar ook ontdekken

Wendy benadrukte andere voordelen van het werken met Carta. “Het crediteren van een bestaande nota gaat nu met één druk op de knop, wat voor efficiëntie zorgt. Maar we zijn nog aan het ontdekken hoe we optimaal gebruik kunnen maken van de planning en het rooster, aangezien we hier in de Micros-tijd niet mee werkten.”

Op de vraag of ze Carta zou aanbevelen, is Wendy positief: “Ja, zeker! Carta biedt veel mogelijkheden, en hoewel we nog niet alles weten, leren we steeds meer naarmate we ermee werken.”

Gemis aan Cursusmogelijkheden

Wendy merkt op dat sinds de overstap naar Carta, het volgen van cursussen, een functie beschikbaar tijdens de Micros-periode, wordt gemist *. In de “Micros-tijd” kon je cursussen volgen. “Dat mis ik nu wel. Dan leer je net even wat handigheidjes die je nu niet oppikt omdat je het zelf moet ontdekken. Natuurlijk kun je de manuals downloaden en de helpdesk bellen, maar een cursus waarin je direct oefent en vragen kunt stellen, werkt voor ons fijner.”

* Opmerking van de redactie: Er worden zowel introductie- als opfriscursussen aangeboden voor Carta-gebruikers, wat wellicht niet bij iedereen bekend is. Er zal meer aandacht worden besteed aan het bekendmaken hiervan.

Stichting OOI krijgt taart van Carta Online

Heerlijke taart

Tot slot deelde Wendy haar feedback. “Als fonds hebben we vaak behoefte aan maatwerk. Met Ron en zijn team hebben we oplossingen hiervoor kunnen vinden.”

“Het overstapmoment, gemarkeerd door een gezellig taartmoment met Erik en Ron, was een prachtige afsluiting. De taart was heerlijk, een fijn gebaar van waardering,” concludeert Wendy.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Demo aanvragen