Jaarafsluiting in Carta

JAARAFSLUITING IN CARTA

Het einde van het jaar is in zicht, en voor veel organisaties betekent dit tevens het financiële afsluiten van het lopende boekjaar, met de start van een nieuw boekjaar in 2024. In diverse financiële applicaties wordt automatisch een nieuw boekjaar geopend, inclusief een initiële waarde voor het toekennen van het volgende boekstuknummer in alle dagboeken, waaronder het verkoopdagboek. Hoe ga je hiermee om wanneer facturen vanuit Carta automatisch worden doorgestuurd als financiële mutaties (journaalposten) naar die financiële applicatie?

Acties vóór 31 december:

Om een soepele overgang te garanderen, volg deze stappen:

1. Factureren van cursusinschrijvingen: Zorg ervoor dat alle cursusinschrijvingen die je nog in 2023 wilt factureren, uiterlijk op 31 december zijn gefactureerd, inclusief eventuele noodzakelijke aanvullende (credit)facturen. Verstuur deze facturen per e-mail of per post.
2. Doorzetting naar financiële applicatie: Zet deze facturen ook uiterlijk op 31 december door naar je financiële applicatie. Hierdoor worden deze facturen voorzien van een boekstuknummer van 2023. Deze stap is cruciaal als Carta is gekoppeld aan Exact Online, en er een controle moet plaatsvinden om ervoor te zorgen dat het toegekende boekstuknummer overeenkomt met het factuurnummer van Carta.

Het Nieuwe (boek)jaar:

Na de overgang naar het nieuwe jaar, volg deze stappen:

1. Instelling van startwaarde: In de financiële applicatie kan een nieuwe startwaarde worden ingesteld (of automatisch bepaald) voor het boekstuknummer in het (verkoop)dagboek waarnaar Carta de facturen doorzet. Zet of wijzig (of handhaaf) dit boekstuknummer in de financiële applicatie.
2. Aanpassing in Carta: Zorg ervoor dat in Carta het eerst toe te kennen factuurnummer wordt ingesteld op deze waarde. Dit kan worden gedaan in [Systeemopties] op het tabblad <Financieel>, in het veld “Volgende factuurnr”.
   Let op: als je met meerdere administraties werkt in Carta, herhaal deze handeling dan voor elke administratie op dit tabblad.