Nieuw in Carta 24. Hieronder worden enkele wijzigingen uitgelicht die Carta in 2024 heeft doorgevoerd.
Daarnaast zijn er in 2024 nog veel meer aanpassingen doorgevoerd in zowel Carta Backoffice als Carta Portaal. Een volledig overzicht vind je in de releasenotes.
Backoffice
Carta Portaal
Financieel
Nieuw in Carta 2024 Backoffice
ICS bijlage bij de mail
In de e-mailcorrespondentie naar cursisten, docenten, acteurs en medewerkers is het nu mogelijk om een ICS-bestand met het persoonlijke rooster toe te voegen. Dit bestand kan eenvoudig in de persoonlijke agenda worden geïmporteerd, zodat lessen en/of bijeenkomsten direct zichtbaar zijn. Let op: dit betreft een statische agenda. Eventuele roosterwijzigingen worden niet automatisch bijgewerkt in het ICS-bestand.
Verbeterde Overall zoeken in Carta
Zoeken in Carta is nu nóg krachtiger! De Overall zoeken-functie in de knoppenbalk bood al de mogelijkheid om te zoeken in cursussen, personen en bedrijven.
Deze functionaliteit is nu uitgebreid met de mogelijkheid om ook cursusinschrijvingen te doorzoeken.
In het venster met zoekresultaten worden nu ook de betreffende cursusinschrijvingen weergegeven. Dit betekent dat je sneller en gemakkelijker specifieke inschrijvingen vindt, bijvoorbeeld op basis van een ordernummer of opmerkingen bij een inschrijving.
Verbeteringen in het online aanmeldproces
Het online aanmeldproces in Carta Online is flink verbeterd! Dankzij deze updates wordt aanmelden eenvoudiger, sneller en gebruiksvriendelijker.
Groeperen van uitvoeringen bij keuzevakken
Als aan een leerganguitvoering meerdere keuzevakken (uitvoeringen) van dezelfde (moeder)cursus zijn gekoppeld, kunnen deze uitvoeringen nu per cursus gegroepeerd worden weergegeven op het aanmeldformulier. Dit maakt het voor cursisten overzichtelijker en eenvoudiger om per cursus één uitvoering te kiezen.
Bankrekeningnummer en IBAN-controle
Bij betalingen via automatische incasso kan nu op het aanmeldformulier het bankrekeningnummer van de cursist worden ingevuld. Voorkom fouten bij betalingen! Bij aanmelding via automatische incasso wordt het bankrekeningnummer van de cursist nu automatisch gecontroleerd met een IBAN-check. Zo worden verkeerde invoer en betalingsproblemen direct voorkomen.
Standaard aangevinkte checkboxen voor efficiëntie
Vanaf nu kunnen standaard aangevinkte checkboxen in het aanmeldformulier worden toegevoegd. Dit bespaart cursisten tijd en zorgt ervoor dat belangrijke opties niet over het hoofd worden gezien.
Modules en kosten direct inzichtelijk
Bij modulaire cursussen kunnen cursisten nu direct de afzonderlijke modules selecteren. Bovendien worden eventuele extra kosten per module transparant weergegeven op het aanmeldformulier.
Dynamische bedankpagina’s voor betere conversie
Na aanmelding wordt niet langer een standaard bedankpagina getoond. In plaats daarvan kan nu een specifieke bedankpagina per cursus of leergang worden ingesteld. Dit maakt het mogelijk om Google Analytics-data te verzamelen en slim in te zetten voor cross-selling.
Aanmeldformulier met keuzemodules
E-learning
Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een LTI-koppeling met een e-learningapplicatie (of direct met aNewSpring), wordt bij het afronden van de e-learningmodule automatisch het nieuwe datumveld “DatumElearningAfgerond” bijgewerkt bij de cursusinschrijving in Carta. Dit veld kan vervolgens worden gebruikt als samenvoegveld in correspondentie, zoals bij het genereren van een certificaat, vanuit Carta.
Nieuw in Carta 2024 Portaal
Uitbreidingen in het gebruik van bestanden in het Carta-portaal
Onderscheid tussen actuele en alle bestanden
Bij het tonen van bestanden wordt nu onderscheid gemaakt tussen actuele bestanden en alle bestanden. Standaard worden alleen de actuele bestanden weergegeven. Cursisten en docenten kunnen ervoor kiezen om ook alle bestanden te bekijken. De zichtbaarheid wordt bepaald op basis van de status van de cursus: actueel, gearchiveerd of geannuleerd.
Zichtbaarheid van beoordeelde documenten
Beoordeelde en persoonlijke (huiswerk)documenten van cursisten blijven nu zichtbaar voor alle docenten in de cursus.
Groeperen en pagineren van “Nog te beoordelen”-bestanden
De functionaliteit voor het groeperen en pagineren van huiswerkbestanden in het persoonlijke docentenportaal is verbeterd, zodat docenten sneller en efficiënter kunnen werken.
Bestanden bij modulaire cursussen
In het cursistenportaal worden bij modulaire cursussen alleen bestanden getoond die relevant zijn voor de modules die de cursist daadwerkelijk volgt.
Versienummering bij dubbele bestandsnamen
Wanneer een bestand met dezelfde bestandsnaam opnieuw wordt geüpload, krijgt het nieuwe bestand automatisch een extensienummer. Dit bestand doorloopt vervolgens opnieuw de uploadcyclus als een nieuw document.
Uploadinformatie
Bij alle geüploade bestanden in het portaal is nu zichtbaar wie het bestand heeft geüpload.
Extra overzicht bij [Overzicht]-menu
Onder de menukeuze [Overzicht] is een extra weergave toegevoegd waarin de status van alle cursussen zichtbaar is. Hierdoor kunnen opleidingsmedewerkers sneller controleren wat de (inschrijf)status van een specifieke cursus is en of deze nog zichtbaar zou moeten zijn in het aanbod op het CO-portaal of de website.
Nieuw in Carta 2024 Financieel
- Betaallink
Het is nu mogelijk om een betaallink (in de vorm van een QR-code of hyperlink) toe te voegen aan de factuur en/of de begeleidende e-mail. Dit biedt de debiteur een eenvoudige en snelle manier om het verschuldigde factuurbedrag te voldoen.
- Automatische incasso
Het is nu mogelijk om (online) inschrijvingen, gefactureerd in termijnen via Carta Backoffice, automatisch te incasseren in Exact Online. Er zijn geen extra handelingen nodig tijdens het inschrijfproces.De betaalwijze automatische incasso kan op het inschrijfformulier worden geselecteerd of automatisch worden meegegeven. De juiste gegevens, zoals termijnen, incasso-conditie en bankrekeningnummer, worden vastgelegd in Carta en doorgestuurd naar Exact Online. Vanuit Exact Online kan de automatische incasso (SEPA) vervolgens worden uitgevoerd.
- Terugkoppeling Exact Online
Het is nu mogelijk om betalingen en deelbetalingen vanuit Exact Online in Carta te importeren (terugkoppeling). Deze betalingen worden direct bij de factuur in Carta geregistreerd. Wanneer een factuur volledig is betaald, wordt de betaaldatum automatisch ingevuld. Hierdoor kan de debiteurbewaking, inclusief eventuele aanmaningen, ook automatisch vanuit Carta worden uitgevoerd.
- Omzetverdeling
De financiële koppeling is uitgebreid met de functionaliteit Omzetverdeling. De omzet van een cursus kan nu via memoriaalboekingen in de financiële applicatie worden verdeeld op basis van het aantal contacturen per maand (uit het rooster). Hierdoor wordt de omzet over de looptijd van de cursus verdeeld weergegeven in de financiële applicatie. Per artikel kan worden ingesteld of de omzetverdeling al dan niet toegepast moet worden.
Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.