Carta21

Carta21

Inmiddels zijn we alweer bijna halverwege het jaar 2021. Vanwege corona een ander jaar dan anders, maar het ontwikkelteam van Carta Online heeft in die tijd niet stil gezeten.

Dit jaar is Carta21 gereleased met tal van nieuwe mogelijkheden.

Hieronder is een aantal wijzigingen uitgelicht. Een uitgebreide beschrijving van alle release notes kun je terugvinden via Carta, Help, releasenotes of via de link

Backoffice

User Interface geoptimaliseerd (vanaf Carta Online Start)

De user interface van Carta backoffice is geoptimaliseerd. U kunt nu ook op kleinere beeldschermen Carta Online zonder problemen gebruiken.

  • De vensters in Carta passen zich aan op basis van de beschikbare ruimte op het scherm. Scrollbalken (horizontaal en/of verticaal) komen in beeld om te navigeren.
  • Daarnaast kan de breedte van het navigatiemenu (links) door de gebruiker worden aangepast.  Hierdoor komt er extra ruimte op het scherm. Deze instelling wordt voor de gebruiker onthouden.
  • Bij een cursusinschrijving is het mogelijk om de opmerkingen vergroot te tonen.

Prijscomponenten (vanaf Carta Online Groei)

Het is nu mogelijk in Carta backoffice om bij een cursus prijscomponenten toe te voegen. Met deze prijscomponenten verhoogt u uw inschrijvingen op uw cursussen. Denk hierbij aan een vroegboekkorting bij inschrijven in een bepaalde periode. Of een kortingsacties aan de hand van een specifieke kortingscode. Of bijvoorbeeld een kortingspercentage bij betaling via iDeal. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Het beheer en de registratie is op eenvoudige wijze via Carta backoffice uit te voeren. Vervolgens voegt u de prijscomponent toe op uw inschrijfformulier.

Vroegboekkorting vastgelegd in Carta backoffice bij de cursus.

Gebruik van intakeformulieren (vanaf Carta Online Groei)

Heeft u meer informatie nodig van uw cursist? Dan kunt u nu, naast het gebruikelijke ‘Aanmeldformulier’,  een ‘Intakeformulier’ sturen. Hiermee verkrijgt u de aanvullende informatie van de cursist. Vervolgens wordt deze extra informatie opgeslagen in Carta bij de inschrijving van de cursist.

Voorbeeld Intakeformulier.

Carta Portaal

Dashboard Carta21 portaal met de vrije dagen en ingeroosterde dagen van de docent.

Vrije dagen docenten (vanaf Carta Online Groei)

Het is nu instelbaar of  u in het rooster en in het portaal van een docent, de vrije dagen, vastgelegde notities en andere rooster items wilt tonen.

Volgorde documenten (vanaf Carta Online Groei)

De bestanden op de pagina met de cursus details kunnen nu in Carta21 alfabetische volgorde getoond worden. Dit doet u door bovenin de kolom op ‘Naam’ te klikken.

Wilt u alle nieuwe mogelijkheden van Carta Online leren kennen meld u zich dan aan voor een van onze opfriscursussen.

Werkt u nog niet met Carta Online en wilt u Carta Online ervaren? Meldt u zich dan aan voor een vrijblijvende demo.

Creditnota | Carta Online

Een creditnota aanmaken

Hoe kan ik in Carta Online een creditnota aanmaken?

We willen het het liefst voorkomen, maar toch is het af en toe noodzakelijk. De klant wil een nieuwe factuur ontvangen, omdat de ontvangen factuur niet klopt.

Een foutieve factuur kan verschillende oorzaken hebben. Zo kan het ordernummer van het bedrijf op de factuur ontbreken, de debiteur kan verkeerd zijn, omdat de werkgever de factuur betaalt in plaats van de deelnemer. Of de deelnemer betaalt een deel van de factuur zelf, maar de volledige factuur was naar de werkgever verstuurd, etc.

Ordernummer ontbreekt op de factuur

Wanneer alleen het ordernummer op de factuur ontbreekt, hoeft daarvoor geen nieuwe factuur samengesteld te worden. Bij de inschrijving kan het ontbrekende of juiste ordernummer alsnog ingevuld worden. Vervolgens kan dezelfde factuur nogmaals vanuit Carta verzonden worden.

Creditnota | Carta Online

Het bedrag of de debiteur op de factuur klopt niet

Het wordt wat anders als het bedrag of de debiteur op de factuur niet klopt. Dat heeft namelijk ook financiële consequenties voor de boekhouding. In dat geval moet de oude factuur eerst volledig gecrediteerd worden, voordat er een nieuwe factuur samengesteld kan worden. Dit kan een heel gedoe zijn.

Carta Online creditnota aanmaken

Gelukkig heeft Carta hiervoor een eenvoudige oplossing.

Met slechts 1 druk op de knop wordt er van de geselecteerde factuur automatisch een creditfactuur aangemaakt en kan deze creditfactuur aan de klant verstuurd worden. Na het aanmaken van de creditnota, kan bij de inschrijving het bedrag of de debiteur aangepast worden en kan er vervolgens een nieuwe factuur samengesteld worden. U hoeft dus niet meer handmatig een creditnota te maken wat u veel tijd bespaart. Ook het risico op het maken van fouten vermindert.

Cursist centraal (2): Hoe organiseer je jouw opleiding rond de wensen van de cursist?

In de vorige blog gaven we het al aan. Het ideale leren gebeurt steeds vaker op de manier die de cursist het beste past. Dat vraagt om een hele andere invulling van het proces rond de organisatie van de cursussen. In deze blog gaan we daar wat dieper op in.   

Flexibel en meer gepersonaliseerd leren zijn actuele thema’s voor aanbieders van opleidingsactiviteiten. Het gaat er dan om dat een cursist zelf kan kiezen wat, hoe, in welke volgorde en met welke begeleiding hij gaat leren. Als trainingsbureau bied je de cursussen niet meer via een vaste programmering aan, maar als een soort streamingsdienst. Maar hoe realiseer je die flexibiliteit in je programma? En hoe zorg je ervoor dat de trainingen aansluiten op hetgeen de markt vraagt, zodat jij er ook genoeg aan blijft verdienen? 

Een leven lang leren 

Door de intrede van het informele leren zijn leer- en werkprocessen steeds meer met elkaar geïntegreerd. Iedereen die werkt is aan het leren. Elke dag weer. Ontwikkeling is daarbij een integraal onderdeel van het werk. Werknemers beslissen vaak zelf wat ze nodig hebben aan ontwikkeling om hun werk goed te kunnen blijven doen. Daarbij kiezen ze zelf wat, hoe en wanneer ze willen leren. Ze willen precies genoeg leren en op het moment dat het hen uitkomt. Hiervoor is een gevarieerd en passend trainingsaanbod nodig. Om zo’n cursusprogramma mogelijk te maken, moet je weten waarom de cursist iets wilt gaan leren. 

Wat kan mijn organisatie bijdragen? 

Cursisten leren vanuit verschillende motivaties. Ze willen leren uit nieuwsgierigheid, omdat ze hun blik willen verruimen, ‘bij willen blijven’, zichzelf willen ontwikkelen, of omdat ze bepaalde nieuwe kennis echt nodig hebben, om verder te kunnen in hun werk. Om te komen tot voorzieningen die recht doen aan de vragen van cursisten is het nodig om deze ontwikkelingen, vragen en problemen te signaleren. Dit kun je bijvoorbeeld doen door de cursisten van tevoren te laten vastleggen wat de impact van de opleiding op het werk moet zijn, en wat hiervoor nodig is.  

Opleidingsmix 

Veel zaken die nu nog worden betiteld als informeel leren, moeten worden geformaliseerd en ingebracht in de propositie van de opleiders. De cursist kiest straks ook niet meer tussen een klassikale cursus, een blended learning traject of bijvoorbeeld zelfstudie. Nee, ze stellen een opleidingsmix samen waarbij ze verschillende kanalen of media benutten en verschillende instructievormen. Zo kunnen zij kiezen uit de vorm waarin zij willen leren, welke rol de docent in dit proces heeft en wat zij aan middelen nodig hebben om zich verder te kunnen ontwikkelen. Een grondige onderwijskundige analyse en een professioneel ontwerp moet aan deze opleidingsmix ten grondslag liggen. 

Van kostenpost naar noodzakelijke investering 

Voor het gehele proces is het belangrijk om naar buiten te blijven kijken en samen te werken. Door meer samen te werken met marktpartijen kan je beter inspelen op de behoeftes van organisaties en haar medewerkers. Je moet je steeds weer afvragen: wat kan mijn opleidingsorganisatie hieraan bijdragen? Zo kan je al in een vroeg stadium inspelen op de ontwikkeling van de juiste competenties. Zaken als coaching, expertmeetings, klassikaal onderwijs, e-learning en machine training kun je gecombineerd inzetten op basis van zowel kwaliteitseisen als rendementseisen. Alleen dan worden opleidingen erkend als een waardevolle investering in het menselijk kapitaal van een organisatie, en niet als kostenpost.  

Menukaart 

Zo kom je uiteindelijk tot een compleet blended leermodel waarbij de cursist verschillende manieren om zich te ontwikkelen kan kiezen. Dit kan via individuele zelfstudie online en in de praktijk. Op het werk door samenwerkend te leren. En op locatie via experts. Als cursusorganisatie maak je het mogelijk dat de cursist kiest uit een “menukaart” welke trainingen hij wil doen en op welke manier hij dat wil doen. Dit vraagt weer om een andere organisatie van je cursusadministratie. Daar gaan we in de volgende blog dieper op in.

Cursist centraal (1): Staat bij jou de cursist al centraal?

 

Eén van de positieve ontwikkelingen tijdens de coronacrisis is de digitale versnelling in diverse sectoren. Zo is online lesgeven op grote schaal omarmd. Mensen zijn ook massaal vanuit huis gaan werken. Waarbij met veel creativiteit is gezocht naar oplossingen om vergaderingen en meetings digitaal door te laten gaan. Ontwikkelingen die al langer speelden, maar die in deze tijd grootschalig in een versnelling zijn geraakt. Digitalisering in de opleidingswereld brengt nog een andere ontwikkeling met zich mee, die wij versneld haar intrede zien doen. Niet de cursussen en trainingen staan centraal in het aanbod, maar de cursist. 

Van klassikaal naar online leeromgeving 

Digitalisering in het onderwijs is niets nieuws. Zo startte men jaren geleden al om studiematerialen via de website met cursisten te delen. Vervolgens werd de site verrijkt met opdrachten, een cursusagenda of bijvoorbeeld elektronische discussiemogelijkheden. Op die manier raakte de website steeds meer geïntegreerd in de cursussen. En steeds vaker kwamen lesmethodes met een online leeromgeving.

Blended Leren 

Met bijvoorbeeld webinars, whitepapers, YouTube-filmpjes en kennisbijeenkomsten werden allerlei mogelijkheden aangeboden om kennis op te doen. Digitalisering werd steeds vaker ingezet om op afstand en op verschillende manieren leerdoelen te behalen. Zo ontstond er een methode om een training te creëren met een mix van verschillende leervormen. Een aanpak die online en sociale trainingsmethodes combineert en integreert met het traditionele klassikale activiteiten: het blended leren. 

Van formeel naar informeel leren 

Bij het traditionele leren is er vaak een lineaire leerpad uitgestippeld. De laatste jaren zie je steeds vaker ontwikkelingen opkomen, waarin dit verandert. De grote verschillen tussen cursisten in studietempo, belangstelling en bijvoorbeeld hun manier van werken zorgen ervoor dat er een hele nieuwe manier van leren is ontstaan. Cursisten nemen persoonlijk de leiding over hun eigen leerproces. Zij bepalen zelf wat zij, wanneer en via welk weg willen leren. Cursisten gaan op zoek naar kennis waar zij zich in willen verdiepen, of die ze met vaardigheden eigen willen maken. Dat vraagt om een andere manier van denken. 

Niet top-down maar bottom-up 

Met onze smartphones, tablets of laptops zijn we in staat om op een relatief goedkope manier wereldwijd met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen. In eigen tijd, tempo en plaats. Deze manier van denken heeft ook invloed op onze manier van leren. Dankzij het world wide web blijft geen vraag lang onbeantwoord. Kennis is eenvoudig op te zoeken en met anderen te delen. Je hoeft dus niet altijd een cursus te volgen, om kennis te vergaren. In verschillende branches heeft dit al tot nieuwe ontwikkelingen in de markt geleid. Denk maar aan voorbeelden als Airbnb of Peerby. Ook in de wereld van opleiders zie je hierdoor een verschuiving optreden. Als opleider ben je straks niet meer bezig als controller en planner van cursussen, maar juist als moderator en facilitator van het leerproces. Het gaat er om je expertise te tonen. De individuele inhoud van de training staat centraal, de cursist kiest wat, hoe en wanneer hij/zij wil leren. 

Kennis én vaardigheden 

Het ideale leren gebeurt straks op de manier die de cursist het beste past. Precies genoeg en op het moment dat het hem/haar uitkomt. Als cursusinstelling schaaf je de skills van de cursisten bij en laat je hen nieuwe vaardigheden of competenties opdoen. Kortom: je maakt leren effectiever en je zorgt voor betere aansluiting bij de behoeften van de cursist. We zien dat de zelforganisatie van iedere rol in het proces van planner, cursist tot en met de docent daarmee ook gaat veranderen. Dat vraagt om een hele andere invulling van het proces rond inschrijvingen en organisatie van cursussen. En dit heeft zeker ook gevolgen voor de manier waarop je cursusadministratie in de toekomst wordt ingericht.   

Onderwijslogistiek en cursusadministratie software

De vraag naar meer flexibel en gepersonaliseerde opleidingen en trainingen neemt toe. Dit kan prima worden ondersteund met digitale processen en de software van Carta Online. Het goed inpassen van deze mogelijkheden kan alleen als het fundament van de organisatie (zoals de onderwijslogistiek) in orde is. 

Keuzevrijheid 

Flexibel onderwijs is onderwijs dat keuzevrijheid biedt. Het kan te maken hebben met wat men leert en hoe men leert. Denk hierbij aan:  

  • tijd- en plaatsonafhankelijk onderwijs volgen, 
  • in eigen tempo,
  • volgens eigen planning,
  • met flexibele werkvormen en
  • flexibele leermiddelen. 

Online portalen 

Met het flexibiliseren van cursussen lopen veel instellingen tegen de grenzen van hun huidige systemen en interne processen aan. Die zijn niet ingericht om flexibele trainingen te ondersteunen. Met Carta Online heeft u de mogelijkheid om via online portalen voor studenten, docenten en medewerkers dit proces te ondersteunen. Maar voordat u hieraan begint is het noodzakelijk om de onderwijslogistiek in processen eerst inzichtelijk te maken. 

 Onderwijslogistiek 

Bij onderwijslogistiek wordt gekeken naar de samenhang tussen bedrijfsvoering, uitvoering en ontwikkeling van het onderwijs. Bedrijfsvoering gaat over alles wat te maken heeft met de administratieve organisatie van de opleiding. Het start bij voorlichting en eindigt bij een certificaat. Uitvoering gaat over alles in relatie tot de cursist, van eerste aanmelding tot en met het afstuderen. Ontwikkeling is erop gericht dat de cursist de juiste competenties, kennis en vaardigheden leert. 

Cursusadministratie software 

Een goed ict-fundament is belangrijk. Voor welke technologie u vervolgens kiest om de onderwijslogistiek te verbeteren, hangt sterk af van uw visie en waar u naartoe wilt. Maak daarom vooraf een bewuste keuze tussen standaardtechnologie en maatwerk. Standaardtechnologie maakt universele koppelingen mogelijk. Kies alleen voor maatwerk als specifieke situaties in de instelling hierom vragen en dit dus noodzakelijk maken.  

Wilt u meer weten wat Carta Online hierin voor u kan betekenen neem dan contact met ons op.