Met Carta Online is voor Kenniscentrum Glas de cursusadministratie aanzienlijk verbeterd. “We realiseerden ons pas hoe verouderd het programma dat we gebruikten was, toen we met Carta gingen werken”, vertellen Sabina Schinkel en Chantal van der Pol. “Hoe we onze cursusadministratie bijhielden was verouderd met name omdat alles handmatig ging, veel printen en de correspondentie nog per post. Met Carta Online besparen we echt heel veel tijd in ons dagelijkse werk, en kunnen we onze klanten veel efficiënter sneller bedienen.”

Het Kenniscentrum Glas vervult de spilfunctie in het verzamelen en verspreiden van kennis over glas. In zowel de glasbranche zelf, als in alle branches en beroepsgroepen waar vlakglas een rol speelt, geven ze theoretische en praktijkgerichte cursussen. Dat gaat van praktische zaken als glaszetten tot saneren van asbesthoudende kit of basiskennis glas.

Op zoek naar een nieuw cursusadministratiesysteem

“Het bijhouden van onze cursusadministratie kostte ons een hoop tijd”, vertelt Sabina Schinkel. “We hadden al een tijdje het gevoel dat bepaalde handelingen eenvoudiger moesten kunnen en wilden graag meer digitaal gaan communiceren met onze klanten. Dit was vanuit het systeem dat we hadden niet mogelijk. We stelden een lijstje op met eisen en mogelijkheden waaraan een nieuw systeem voor ons zou moeten voldoen, en gingen op zoek.”

Niet alleen cursusadministratie

Uiteindelijk kozen we voor Carta Online. Voor ons was vooraf goed duidelijk wat Carta allemaal kan. Het leek ons een praktisch product. Niet te groot, maar wel met veel mogelijkheden. Ook het contact was prettig. We hadden direct het idee dat we werden begrepen en er werd goed met ons meegedacht. Een belangrijke eis voor ons was dat we ook losse producten naast de cursussen kunnen verwerken in het systeem. Zo geven wij bijvoorbeeld ook adviezen en verkopen we vaktechnische documentatie. De facturatie hiervoor kunnen we gewoon via Carta Online regelen. En dat werkt wel zo praktisch.”

Alles digitaal

Chantal van der Pol werkt dagelijks met veel plezier met Carta Online. “Het is gebruikersvriendelijk en logisch in gebruik” vertelt ze. “Voor mij is de belangrijkste toegevoegde waarde dat nu het hele proces, van inschrijving tot en met facturatie, digitaal via Carta Online verloopt. De koppeling met de website is ideaal. Iemand schrijft zich in, en met één druk op de knop staan de gegevens in de juiste cursus, bij de juiste docent en goed in onze administratie. En het is heel makkelijk te onderhouden. Moet er bijvoorbeeld een adres gewijzigd worden, dan hoeft dit maar 1 keer te gebeuren, en dan staat het overal goed. Daardoor zijn we nu constant up-to-date. We hoeven geen losse handelingen meer te doen. Zo kunnen we de klant ook sneller bedienen. We hoeven bijvoorbeeld geen scans meer te maken of informatie handmatig op te zoeken. Dat levert enorme tijdsbesparing op.”

 Advies voor nieuwe gebruikers

Nieuwe gebruikers van Carta Online wil ik graag een advies geven, gaat Sabina verder. “Carta Online werkt heel praktisch met een planbord. Bij de inrichting is het belangrijk dat je goed definieert hoe je processen lopen. Wij hadden bepaalde wensen en tijdens de gesprekken is goed aangegeven hoe en wat er allemaal mogelijk is. Carta denkt hier goed in mee. En heb je het ingevuld, dan verlopen de processen eigenlijk vanzelf.” “Precies”, vult Chantal lachend aan.” Ik start ’s ochtends op en krijg automatisch te zien wat er die dag moet gebeuren.”

Zeer flexibele instelling

“Ik kijk altijd wel naar onze werkprocessen en hoe ik die kan verbeteren. Kom ik ergens niet uit, of denk ik, het zou toch handig zijn als…. Dan neem ik met Carta contact op. Vervolgens leggen ze uit hoe het werkt, of ze maken het mogelijk. De ene keer is dit zo gemaakt, de andere keer is het een iets lastigere vraag en hebben ze er meer tijd voor nodig. Maar het wordt altijd wel opgepakt. Dat is ook zo fijn. Carta Online blijft zich door ontwikkelen naar de wensen van haar klanten. Daardoor is het een modern product dat aansluit op de werkprocessen van deze tijd.”

Tip voor Carta-gebruiker

“Ik heb dan ook nog wel een tip voor de Carta-gebruikers. Denk je in je werk wel eens: het zou toch handig zijn als…. Neem contact op met je contactpersoon, want Carta denkt goed met je mee. Zo maken we met elkaar van Carta Online een nog beter product, dat altijd aansluit bij de normen van deze tijd. Carta staat er zeker voor open. Zowel bij de implementatie van Carta Online, als in het gebruik en in de doorontwikkeling.”

“Zoek je een manier om je cursusadministratie eenvoudig te automatiseren, dan bevelen we Carta Online zeker aan. Wij zijn ontzettend tevreden. Dit klinkt misschien saai, maar het is wel zo!”