Organiseer grote evenementen en congressen efficiënt met Carta Online
Bij de organisatie van grote evenementen en congressen komt veel kijken. Denk aan het registreren van deelnemers, het verwerken van betalingen, het beheren van toegang en het achteraf versturen van informatie. Met Carta Online automatiseer je al deze stappen, zodat je je kunt focussen op een succesvol evenement of congres.
Met Carta Online maak je eenvoudig een evenement of congres aan als cursus, waarbij alle bijbehorende taken en acties direct worden gekoppeld. Stuur gepersonaliseerde uitnodigingen per e-mail en voeg direct een link toe naar het aanmeldformulier.
Daarnaast biedt Carta Online een betaalmodule, waarmee deelnemers direct afrekenen via iDEAL, creditcard of factuur. Hierdoor verwerk je inschrijvingen en betalingen automatisch, zonder handmatig bijhouden van gegevens.
Aanmeldproces voor grote evenementen en congressen
Met Carta Online nodig je deelnemers uit via een persoonlijke uitnodigingsmail. In deze mail wordt een link opgenomen naar het aanmeldformulier, waar deelnemers zich eenvoudig kunnen inschrijven voor het evenement of congres.
Breid het aanmeldproces uit met een online betaalmodule, zodat deelnemers direct kunnen betalen via iDEAL, de meest gebruikte creditcards of, indien gewenst, via factuur. Hiermee kunnen de deelnemers eenvoudig losse onderdelen van het evenement of congres afrekenen, zoals workshops, netwerksessies of extra faciliteiten.
Daarnaast kan je eenvoudig bijhouden wie zich heeft aangemeld en welke betalingen zijn voltooid.
Efficiënte toegangscontrole op locatie
Deelnemers ontvangen bij inschrijving een E-ticket met een unieke QR-code. Dit ticket wordt automatisch als bijlage meegestuurd in de bevestigingsmail of kan later worden verzonden na verwerking in de Carta backoffice.
E-tickets met QR-code
Om de toegangscontrole soepel te laten verlopen, kan de Registratiedesk eenvoudig op locatie worden ingezet. Je hebt alleen een Windows-laptop met het programma en een gekoppelde Bluetooth-scanner nodig.
Werk je met meerdere ingangen of grote groepen? Geen probleem! Meerdere scanners kunnen tegelijk worden ingezet, zodat deelnemers zonder vertraging naar binnen kunnen.
Registratie van aanwezigheid met de Registratiedesk-tool van Carta
Bij de organisatie van grote evenementen en congressen is het belangrijk om bij te houden wie aanwezig is. Met de Registratiedesk-tool van Carta Online wordt dit proces volledig geautomatiseerd.
Bij binnenkomst scannen deelnemers hun unieke QR-code, waarna hun aanwezigheid direct wordt geregistreerd in het systeem. Hierdoor werkt de registratie snel en foutloos.
Wil je deelnemers na afloop ook bedanken of een evaluatie sturen? Met de aanwezigenlijst uit de Registratiedesk van Carta Online stuur je eenvoudig een gepersonaliseerde follow-upmail. Daarnaast kun je statistieken bekijken en analyseren hoe jouw evenement heeft gepresteerd.