Soepele congresregistratie
Carta Congres faciliteert alle aspecten voor het managen van een congres, zoals de marketing, het versturen van mailings, het opzetten van een mobiele website en het registreren van de deelnemers. Carta Congres kan bovendien de facturatie en het online betalen afhandelen.
De registratie van alle deelnemers wordt overzichtelijk weergegeven en is 24/7 online beschikbaar voor zowel de organisatie als de deelnemers.
Verschillende deelnemerstypen
Een congres bevat meerdere deelnemerstypen; “gewone” deelnemers, met verschillende tariefstelling (early, late), maar wellicht ook sprekers, pers en VIP’s. Het is mogelijk om specifieke groepen kosteloos of tegen een speciaal tarief te laten registreren.
Voor de speciale groep sprekers, pers en VIP’s kan er een code worden aangemaakt die het registreren van deze groep vergemakkelijkt en optimaliseert. Denk hierbij aan de contact- en profielgegevens en het programma-aanbod. Achteraf handmatig aanpassen is niet meer nodig, waardoor de kansen op fouten en ergernissen sterk worden gereduceerd.
Online betalen
Aan het registratieproces kan een online betaalmodule worden gekoppeld. Congresdeelnemers kunnen direct betalen voor de verschillende congresonderdelen via iDEAL en de meest gebruikelijke creditcards. Betalen door middel van een factuur behoort ook tot de mogelijkheden. U kunt dit allemaal zelf eenvoudig aangeven in het systeem.
Hoe verloopt het proces verder?
Na het opzetten van een registratiepagina kunnen deelnemers eenvoudig door een geïntegreerde nieuwsbrief worden uitgenodigd.
Deelnemers van vorige congressen kunnen snel inloggen en eventuele mailinglijsten kunnen worden geïmporteerd zodat alle uitnodigingen en registraties persoonlijk worden.
Met Carta Congres hebben u en uw medewerkers online toegang tot alle relevante informatie, vanaf elk mogelijk apparaat. Of u nu werkt op een PC, Mac, mobiele telefoon of tablet, u heeft altijd en overal zicht op de laatste stand van zaken. Zo ziet u bijvoorbeeld tijdig of een workshop bijna vol zit.
Carta Congres helpt u bij het uitvoeren van uw werk. In één oogopslag ziet u wat u nog moet doen. Vervolgens doet u het openstaande werk met één druk op de knop.
Backoffice
U heeft het complete overzicht. Alle gegevens over de deelnemers, sprekers en de workshops wordt in het systeem opgeslagen. De backoffice is een zelfdenkend systeem dat uw frontoffice, medewerkers én financiële administratie aanstuurt.
In de backoffice creëert u de verschillende programma onderdelen en kunt u zaken als sprekers, sessies en locaties toewijzen. Vanuit de backoffice beheert u alle teksten die op het internet worden getoond. Alle informatie is zo vanuit één bron toegankelijk.
U kan uw medewerkers, afhankelijk van taken die ze in het systeem moeten verrichten, een rol toewijzen. Per rol kunt vervolgens aangeven welke rechten uw collega’s krijgen in het systeem.