< p>

Begin dit jaar is Ronald Monteban van Motivation overgestapt op de software van Carta Online. Dat was nodig, want het oude registratiesysteem waarmee hij werkte, voldeed niet meer. Dat werkte veel te tijdrovend.

Klein bedrijf

Motivation is een klein opleidingsinstituut voor beveiliging. Zoals gebruikelijk bij kleine bedrijven, doet de eigenaar de meeste administratieve werkzaamheden zelf. En deze werkzaamheden nemen veel tijd in beslag. Tijd die je vaak liever aan andere zaken besteedt, zoals je vak.

Cursusadministratie

Ook Ronald Monteban, directeur van Motivation, liep hier tegenaan. Jarenlang werkte hij met FilemakerPro voor zijn cursistenadministratie. Maar voor iedere nieuwe cursist moest hij het toegestuurde intakeformulier in zijn systeem overtikken. En wilde hij een onderwijs- of praktijkovereenkomst uitprinten, dan moest hij hiervoor ook weer vele handelingen doen. Dit kostte Ronald uiteindelijk te veel tijd. Daar wilde hij zo snel mogelijk een eind aan maken. Toen hij kennismaakte met Carta Online was hij al snel overtuigd.

Carta Online

In nog geen dag werd Carta Online begin dit jaar geïnstalleerd. Nog diezelfde dag gaf Ron van Gemert accountmanager van Carta Online aan Motivation een uitleg over alle functionaliteiten. En daarna kond Ronald zelf aan de slag. Nou ja, niet helemaal, want het systeem moet natuurlijk nog wel worden gevuld. Daar is hij nu druk mee bezig.

Direct resultaat

De eerste winstpunten van het nieuwe registratiesysteem zijn al zichtbaar, vertelt Ronald: “Als een cursist nu op de site komt, ziet hij alle startdata van de nieuwe cursussen. Hij kan zich dan direct inschrijven via het aanmeldformulier op de site. Dat hoef ik niet meer over te tikken. En als ik straks alle gegevens voor de overeenkomsten in het systeem gekoppeld heb, kan ik met een druk op de knop een onderwijs- en praktijkovereenkomst uitdraaien, waar alle benodigde gegevens direct op ingevuld zijn. Ook facturen kan ik eenvoudig uit het systeem versturen. Uiteindelijk gaat me dit een hoop tijd opleveren.”

Logo Motivation

“Carta Online is een zeer uitgebreid systeem, met heel veel mogelijkheden. Ik kan er veel tijd mee besparen. Het is redelijk makkelijk te gebruiken. Je moet even wat leren, maar daarna kun je direct een hoop zelf. De werkwijze spreekt voor zich”