Inleiding
Administratie is een vakgebied waarin alles draait om gegevens. Om gegevens zo logisch en efficiënt mogelijk te archiveren is een goed softwareprogramma een absolute must.
Cursusadministratie en –registratie kost bedrijfsorganisaties, maar vooral de mensen die het moeten doen, veel tijd en energie. Wij hebben jaren gewerkt aan een programma dat ervoor zorgt dat zo min mogelijk van deze kostbare tijd en energie verloren gaat. Het resultaat heet Carta.
Wat is Carta?
Carta is een vooruitstrevend en gebruiksvriendelijk softwareprogramma voor cursusadministratie. Vooruitstrevend omdat het gebaseerd is op de manier waarop de mens logisch met gegevens, en de wijze waarop die zich tot elkaar verhouden, omgaat. Gebruiksvriendelijk omdat de lijn het programma jou als mens volgt in plaats van andersom.
De achterliggende gedachte van Carta is dat de systematiek van het programma aansluit bij de wereld zoals u die kent. En met u bedoelen we hier de medewerker die de cursusadministratie voor zijn/haar rekening neemt en hier (dagelijks) mee werkt.
Deze handleiding is opgezet vanuit een persoonlijke manier van communiceren omdat we vinden dat gebruiksgemak voorop staat. Een handleiding neemt daarom de gebruiker daadwerkelijk bij de hand om hem of haar door het programma te begeleiden. Het uitgangspunt is dan ook: wat wil de gebruiker? Vanuit dit perspectief zullen naast alle toepassingen van het programma, ook alle zaken waar je als gebruiker tegenaan loopt aan bod komen.
Carta volgt als het ware de stappen die u neemt in uw werkproces, en schrijft dus geen omslachtige procedures voor. Het idee is dat u meteen aan de slag kunt met het invoeren en terugvinden van informatie waarbij logica het sleutelbegrip vormt.
Menustructuur
Omdat gegevens zich logisch tot elkaar moeten verhouden is het raamwerk achter een softwareprogramma essentieel. Carta heeft daarom een eenvoudige en heldere menustructuur. Verdwalen binnen een programma, daar zit immers niemand op te wachten.
Carta heeft een eenduidige interface. Dit wil zeggen dat het beeldscherm consistent is ingericht en op elke scherm dezelfde lay-out weergeeft. Je kunt steeds op dezelfde plaatsen knoppen vinden die ook altijd dezelfde functie hebben. Of en hoe deze werken hangt natuurlijk af van de toepassing waar je mee bezig bent en is daarmee bepalend voor de gevolgen. Er zijn geen verborgen toetsen dus alles is te doen met hetgeen op je scherm wordt aangeboden: ‘what you see is what you get’.
In je werkproces volg je vaak geen lineair (=rechtlijnig) proces. Je navigeert multilinear, dat wil zeggen: de handelingen die je verricht volgen elkaar niet standaard op. Vanuit een bepaalde actie kan je beslissen dat je ergens anders naartoe wilt of moet. Carta haakt in op dit multilineaire proces: Op elk punt is het mogelijk om te schakelen tussen verschillende modules, taken en informatie. Elk scherm is dan ook te zien als een startpunt voor een nieuwe actie.
Qua menustructuur lijkt Carta wellicht nog het meest op Outlook. Het hoofdmenu staat linksonder verticaal weergegeven, maar is ook horizontaal bovenin te zien. Elke module uit het hoofdmenu kent weer een aantal submodules. Dit aantal verschilt per module. Het submenu staat linksboven verticaal weergegeven maar kan ook als uitklapmenu verschijnen wanneer je op een module in de bovenste balk klikt.
Vormgeving
Software is vaak complex. Carta is er op alle manieren op gericht om complexiteit te verbannen. Naast de inhoudelijke kant van het programma hebben we daarom veel aandacht besteed aan een sterke en prettige vormgeving. Juist omdat je dagelijks tegen het programma aankijkt vinden wij het belangrijk dat het “lekker oogt”. Minstens zo belangrijk is de overeenstemming van de lay-out ten opzichte van de inhoud: de visuele uitingen ondersteunen de functies van het programma en andersom.
Basisnavigatie
In principe komt u, wanneer u inlogt in Carta, altijd in het scherm waarin u het laatst was toen u Carta afsloot. Wilt u dit niet? Dan kunt u het volgende doen:
- Open Carta > Het inlogscherm verschijnt
- Voer uw naamen eventueel het wachtwoord in
- Druk nu de <SHIFT>toets in op het toetsenbord
- Klik dan op OK in het Carta inlogscherm
Carta wordt nu opgestart en u komt terecht in de Hoofdmodule Cursus > Submodule Algemeen
Ook in de modulebalk bovenin uw scherm kleurt de module blauw op als u er met uw cursor op gaat staan. Als u deze vervolgens selecteert door er op te klikken, verschijnen de bijbehorende submodules er direct onder. U kunt nu met uw cursor de gewenste submodule selecteren.
Ter info: U ziet in bovenstaand figuur bij ‘Algemeen en Inschrijving’, snelcodes staan. U zult in Carta nog andere snelcodes tegen komen. Om het u wat makkelijker te maken, is er een bijlage met alle opgenomen snelcodes.
Hoofdmodules en submodules
Carta kent verschillende hoofdmodules. Elke hoofdmodule heeft zijn eigen submodules. In het schema hieronder staat voor elke module aangegeven welke submodules er aan hangen. Daarbij staat ook steeds waarvoor je de betreffende submodule gebruikt (=het doel van de submodule) en wat er voor nodig is om de submodule te kunnen invullen (= de voorwaarde van de submodule):
| Submodule | Doel | Voorwaarde |
|---|---|---|
| Algemeen | Deze submodule gebruikt u om cursussen toe te voegen en te beheren. | U hoeft geen submodule te hebben ingevuld om deze submodule te gebruiken. |
| Inschrijving | Deze submodule gebruikt u om personen, cursisten, docenten etc., aan cursussen toe te voegen en te beheren. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Kosten | Deze submodule stelt u in staat de kosten en docent declaraties die bij een cursus horen te registreren. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Factuur | Hier maakt u de facturen voor een cursus aan en bekijkt u de status van deze facturen. | Facturen kunnen pas worden aangemaakt als er inschrijvingen zijn. |
| Rooster | Deze module gebruikt u om de cursus te roosteren. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Planbord | Deze submodule gebruikt u om een planbord te beheren voor de cursus. | De submodules Planbord en Planbord Items dienen te zijn gevuld voordat u deze module gebruikt. |
| Leergang | Hier kunt u zien of een cursus deel uitmaakt van een leergang. | In de module Strong>Leergang => Cursus voegt u cursussen toe aan een leergang. |
| Sjabloon | Hier stelt u afwijkende standaardsjablonen in voor de geselecteerde cursus. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Inhoud | Hier kunt u teksten invoeren over de cursus die gebruikt wordt in het portaal en bij het cursus aanbod. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Vakgebied | Het verder specificeren van cursussen in vakgebieden. Hiermee geeft u een label mee naar uw website zodat u deze als filter mogelijkheid kunt gebruiken. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Aanwezigheid | De registratie van aanwezigheid van de deelnemers | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld en er dienen cursisten geregistreerd staan op deze cursus |
| Document | Hier staat het lesmateriaal/documenten die voor deze cursus gebruikt worden. | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Accreditatie | Registratie van PE punten/uren | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld, en de stambestanden accreditatie regeling en beroeps organisatie dient ingevuld te zijn. Bij de cursist moet aangegeven worden bij welke beroepsorganisatie hij/zij zit. |
| Resultaat | Cijfers van examens cursussen of modules | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Module | Differentiatie van de cursus in verschillende modules en deze wel of niet verplicht zetten | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
| Financieel | Financiële differentiatie, en andere artikelen die je mee kan verkopen bij een cursus | De submodule Cursus => Algemeen dient te worden ingevuld. |
