Persoonlijke takenlijst

Dit is de knoppenbalk van uw persoonlijke takenlijst.
Ongeacht in welke hoofdmodule u start, u zult altijd in de knoppenbalk, aan het begin, dit icoontjezien staan. Dit is de knop van uw persoonlijke takenlijst.

Uw Persoonlijke takenlijst opent u als eerste nadat u de backoffice heeft opgestart om te controleren of er taken zijn die verwerkt moeten worden.

U komt dan in deze omgeving. Per icoon van deze knoppenbalk wordt er uitgelegd wat u in uw persoonlijke takenlijst kunt doen, en waar de icoontjes voor dienen.

Navigeer terug naar het vorige scherm

Navigeer naar het volgende scherm

Figuur 3 Navigatie knoppen

Deze navigatie knoppen staan bij elke hoofdmodule. Daar kunt u mee heen of terug navigeren.

U kunt in het uitklapvenster alle gebruikers zien die gebruik maken van dezelfde backoffice als u en wat de taken zijn die hun zijn toebedeeld.

Deze taken kunt u terugvinden op het Planbord (Beheer => Planbord)

Voeg een nieuwe taak toe

Klik op deze knop [] en er opent een nieuwe taak. Deze kunt u bewerken. De ‘Maker’ en ‘Datum aanmaak’ kunnen niet worden gewijzigd. De overige items kunt u bewerken.

• Eigenaar, er is een uitklapvenster zodat u de taak aan een persoon toe wilt kennen.
• Datum, wanneer deze taak toegevoegd moet worden.
• Omschrijving van de taak.
• Gedaan pas invullen of afvinken wanneer deze taak is volbracht.
• De cursus waar deze taak aangehangen moet worden, idem voor het Bedrijf en Persoon.
• Opmerking kunt u opmerkingen plaatsen die van toepassing zijn op deze taak.

Zie onderstaand voorbeeld

Bent u tevreden met het invullen van deze nieuwe taak, klik op OK, dan ziet u deze nieuwe taak in het rijtje staan van uw persoonlijke takenlijst.

U kunt ook een Taak toevoegen die niet hangt aan een Cursus, Bedrijf of Persoon. Vult u hier wel de datum, omschrijving en eventueel de opmerking in. Klik dan op OK en u ziet dat de nieuwe taak is toegevoegd, maar dan zonder toekenning aan Cursus, Bedrijf of Persoon.

Sla uw handelingen op en Annuleer uw handelingen

Deze knoppen zijn, voor dit gedeelte in Carta, niet in gebruik. Uw handelingen bij het vorige item slaat u namelijk al op door bij het bericht op OK te klikken. En annuleer uw handeling kunt u eenvoudig annuleren door op het rode kruisje te klikken en te verwijderen.

Taak afmelden

Is er een taak klaar, dan kunt u deze knop [] gebruiken om de taak af te melden. U zult deze taak dan ook niet in uw persoonlijke takenlijst zien staan. Behalve als u klikt op ‘Toon alle taken’ (zie ’taken opschonen’ voor meer uitleg)

Voer deze taak uit 

Selecteer in uw persoonlijke takenlijst de taak die u uit wilt voeren, door deze aan te klikken,

klik vervolgens op het icoontje ‘Voer deze taak uit’ [] dan opent de geselecteerde taak die u uit wilt voeren. In onderstaande afbeelding is die taak, een Certificaat versturen. Hier kunt u nog aan of uit vinken wat u er mee wilt. Alle kandidaten selecteren, of maar 1 cursist. En in het uitklapvenster onderaan staat het vinkje automatisch op de onderste regel.

Klik op OK als alles goed staat en Carta laat zien dat de bestanden zijn aangemaakt.

Klik op OK en u kunt in uw mappenbestand zoals hierboven vermeld staat de certificaten terug vinden. In het voorbeeld zijn de certificaten (en andere documenten) opgeslagen op een C schijf.

Taken opschonen

Dit icoontje [] ziet u alleen in de knoppenbalk staan als er taken in uw lijst staan die ouder dan 6 maanden zijn.

Als u daarop klikt, verschijnt deze pop-up

Klik op ‘Ja’ als u de oude taken wilt verwijderen.

Toon alle taken

Door op dit icoontje te klikken in de knoppenbalk ziet u in de takenlijst alle taken staan. Zowel de taken die open staan, al gedaan zijn of overtijd zijn.

In bovenstaand voorbeeld zijn ‘Alle gebruikers’ geselecteerd. U kunt er ook voor kiezen om alleen uw eigen taken te bekijken. Klik daarvoor op het pijltje van het uitklapvenster bij Alle gebruikers.

Ter info: De groene vlakken in deze afbeelding laten zien dat deze taken zijn uitgevoerd

Het is ook mogelijk om op alle kopjes afzonderlijk te klikken, bijvoorbeeld bij ‘Eigenaar’, dan ziet u op alfabet de namen staan i.p.v. door elkaar zoals in bovenstaand voorbeeld.

Ter info: als u op een van deze kopjes klikt, dan wijzigen alle kolommen vanzelf mee.

In de kolom van ‘Status’ kunnen er icoontjes verschijnen aan de hand van wat u gedaan heeft.

Figuur 18 Status van uw takenlijst

De uitleg over wat deze icoontjes betekenen:

Takenlijst op tijd afgerond

Takenlijst te laat afgerond

Waarschuwing, u heeft nog een taak af te ronden

Toon alle overtijd taken

Dit icoontje geeft de taken die overtijd zijn aan als u daarop klikt. Zoals in het onderstaande voorbeeld ziet u dat deze gebruiker 2 taken heeft staan die zij nog niet afgevinkt heeft, wat inhoud dat deze taken nog gedaan moeten worden.

Toon alle open takenDit icoontje laat alle taken zien die nog open staan, uw To-Do lijst. Ook de taken die overtijd zijn ziet u hier, mits deze nog niet afgevinkt zijn.

De blauwe regel is de eerst volgende taak die ingepland staat.

Navigeer naar persoon

Als u een taak geselecteerd heeft waar een Persoon bij staat, kunt met dit icoontje [] navigeren naar de desbetreffende persoon. Dan komt u bij het hoofdmenu Persoon => Algemeen uit.

Navigeer naar bedrijf

Wilt u naar het bedrijf navigeren die aan deze cursus is gekoppeld, klik dan op dit icoontje []

En u komt in het hoofdmenu terecht bij Bedrijf => Algemeen

Navigeer naar cursus

Wilt u snel naar deze cursus navigeren, klik dan op dit icoontje [] en u komt uit in het hoofdmenu bij Cursus => Algemeen.