Correspondentie Knoppenbalk
Bij cursus => inschrijving staan in de knoppenbalk ook de correspondentie icoontjes. Deze worden in dit document uitgelegd.
Samenvoegen
De eerste is ‘Samenvoegen’ [
Klik op het icoontje waarna de wizard ‘Wat wilt u gaan maken?’ opent.
Vink aan wat u wilt maken. Een brief of e-mail, een certificaat, een etiket, een factuur, een lijst of iets anders. Zet het vinkje aan bij Resultaat archiveren als dat nog niet aangevinkt staat, zodat u altijd uw correspondentie terug kunt vinden mocht dat nodig zijn.
Ter info: Als het goed is kunt u de correspondentie terug vinden in een map op uw computer zoals bijv. Carta(naam van uw bedrijf) => Documenten => Carta
In dit document ziet u de stappen over Brief of e-mail.
Klik op ‘Volgende’
Bij Stap 2 van deze wizard kunt u ook weer kiezen uit verschillende opties.
In dit document laten we u de bovenste optie zien.
Klik op ‘Volgende’
Carta heeft automatisch al de cursisten die ingeschreven staan voor deze cursus geselecteerd. U kunt dat ook handmatig aanpassen, of als u iedereen of niemand wilt selecteren, dat regelen met de onderste knoppen.
Ter info: Hier ziet u de personen in verschillende kleuren staan, die kleuren staan voor bepaalde handelingen die uitgevoerd (of juist nog niet) zijn voor deze cursist.
Hieronder de legenda die u ook kunt terug vinden als u in Carta bij cursisten in het vakje klikt met uw rechtermuisknop, en dan Legenda selecteert.
Klik op ‘Volgende’
Bij stap 4 in deze wizard kunt u ook uit verschillende opties kiezen. Carta heeft dit standaard zo ingevuld.
Het vinkje bij ‘Splitsen’ kunt u naar gelang aan of uitvinken. Handig om het aan te vinken wanneer u bijvoorbeeld een algemene e-mail naar de cursisten/docenten van eenzelfde cursus stuurt, maar zet het uit als u een certificaat wilt maken, zodat niet alle cursisten van elkaar ook een certificaat ontvangen.
Klik op ‘Voltooien’
In het zelfde stukje bij Stap 4 staat bij Document een pijltje voor een uitklapmenu. U kunt namelijk ook nog kiezen wat voor document u wilt versturen. In bovenstaand geval kan er gekozen worden tussen een Brief – Bevestiging cursus en Brief – Studiemateriaal.
Naast het uitklapmenu staat dit icoontje [
‘Kopie van Brief’ …
Als u de kopie-sjabloon opslaat dan wordt de samenvoegactie gedaan met de aangepaste sjabloon.
Als u alles goed heeft staan, klik dan op ‘Voltooien’. Carta gaat nu aan het werk om te zorgen dat de brieven in pdf-bestand als voorbeeld worden getoond.
In bovenstaand voorbeeld ziet u links bovenin dat er 5 van deze brieven gereed staan om verstuurd te worden.
Bij dezelfde stap 4 kunt u er ook voor kiezen om een Persoonlijke e-mail te versturen. U kunt dan bij ‘Onderwerp’ en ‘Afzender’ dat invullen wat nodig is, mocht u een bijlage mee willen sturen kan dat met het knopje ‘Toevoegen’ en op het pijltje waar ‘Toon Geavanceerde opties’ bij staat, kunt u klikken zodat er nog twee velden openen, zie onderstaand voorbeeld.
Klik op ‘Voltooien’
Etiket
Het tweede correspondentie icoon is ‘Etiket’ [
Bij het afdrukken van een etiket hoeft u het bestand niet te splitsen.
Klik op ‘OK’
De etiketten van de personen die u geselecteerd heeft worden omgezet in pdf bestand, of in word als u dat bestand geselecteerd heeft, en vervolgens kunt u de etiketten verwerken zoals u gewend bent.
Op een etiket kunt u bijv. naam, adres, bedrijf van de cursist laten zetten.
Badge
Het derde icoon [
Bij Badge ziet u dezelfde opties aangevinkt als bij Etiket. Ook bij deze versie staat Splitsen niet aangevinkt.
Bij een badge gaat het er alleen maar om dat de naam (eventueel voor- en achternaam, of initialen en achternaam) afgedrukt wordt zodat de cursusleider weet wie wie is.
Klik op ‘OK’
Deze afbeelding is een voorbeeld zoals een badge eruit kan zien.
Bij deze versie van Badge, staat Splitsen wel aangevinkt. In dat geval, als u op OK geklikt heeft, zie u af en toe het logo van Carta flitsen om daarna onderstaand scherm te tonen. Carta verteld u dan in welke map u de badges terug kunt vinden.
Klik op ‘OK’
Presentatie
Het vierde icoon [
Bij presentie ziet u de lijst van alle deelnemers aan de cursus. Degene die aangevinkt staan zijn de cursisten die er aan deelnemen. U kunt naar gelang, ook de andere kandidaten, > Docent, Medewerker, Acteur < aanvinken.
U kunt er voor kiezen om het bestand in Word of in PDF te zetten, zet een vinkje bij wat u wenst.
Klik op ‘OK’.
Bovenstaande lijst staat in pdf.
Certificaat
Het vijfde correspondentie icoon is ‘Certificaat’ [ 
Bij dit item is het wel handig als u het vinkje aan vinkt bij Splitsen, aangezien het om een certificaat gaat en die wilt u persoonlijk aanreiken of toesturen aan de desbetreffende cursist, zonder dat de cursist(en) alle certificaten van alle kandidaten uitgereikt krijgt.
Klik op ‘OK’
U ziet af en toe het logo van Carta flitsen om daarna bovenstaand scherm te tonen. Carta vertelt u dan in welke map u de certificaten terug kunt vinden.
Klik op ‘OK’
Hieronder een voorbeeld van een certificaat.
Bevestiging
Het zesde icoon is ‘Bevestiging’ [
In dit scherm staat automatisch ‘Persoonlijke e-mail versturen’ aan gevinkt, en kunt u de kandidaten in de lijst selecteren die u een bevestiging e-mail wilt sturen.
Klik op ‘OK’
In de bevestiging e-mail kunt u de aanmelding bevestigen van de cursist voor de cursus, plaats, datum en tijd van aanvang van de cursus. Wie de docent zal zijn, etc.
Klik op ‘Verstuur’
Plaatsing
Icoon zeven is ‘Plaatsing’ [
Bij Plaatsing staat ook ‘Persoonlijke e-mail versturen’ automatisch aangevinkt, en ook hier kunt u weer de kandidaten in de lijst selecteren naar wie u de e-mail sturen wilt die over de plaatsing van de cursus gaat.
Klik op ‘OK’
Als u de voorvertoning nagekeken hebt en goed keurt, klikt u op ‘Verstuur’ en worden de e-mails verzonden.
Materiaal
Het achtste icoon gaat over ‘Materiaal’ [
Selecteer hier ook weer de kandidaten die een document toegestuurd moeten krijgen over het studiemateriaal wat ze nodig hebben voor de cursus.
Deze wordt per post verzonden, dus niet via e-mail.
Klik op ‘OK’
Zoals in het voorbeeld hierboven staat o.a. aangegeven wat de cursist bij aanvang van de (eerste) cursusdag ontvangt (Badge, enquêteformulier) en wat de cursist bij deze brief ontvangt (syllabus, deelnemerslijst, routeplanner en een schrijfblok).
Offerte
Het negende icoon gaat over de ‘Offerte’ [
Carta heeft iedereen alvast voor u aangevinkt. Maar net als bij alle voorgaande, kunt u dat ook hier veranderen als u niet wilt dat iedere kandidaat een offerte krijgt.
De voorvertoning van deze e-mail is langer dan de afbeelding laat zien, ook als u de voorvertoning ziet verschijnen, maar er is een scrollbalk aan de rechterkant zodat u de overige tekst ziet .
Bent u het met de tekst eens, klik dan op ‘Verstuur’ .
Het laatste correspondentie icoon van deze rij is ‘E-mail’ [
Klik op het icoon en de pop-up geeft al weer wat er gedaan moet worden.
Selecteer het onderwerp voor deze e-mail, selecteer de deelnemers waarvan u wilt dat zij de e-mail ontvangen en klik op ‘OK’.
Als u Outlook geïnstalleerd heeft, dan opent dat programma vanzelf om de e-mail te versturen. Alle kandidaten die u aangevinkt had, worden automatisch in het vakje BCC gezet.
Wanneer u de tekst compleet heeft, kunt u op ‘Verzenden’ klikken en dan wordt de e-mail verstuurd.
