Software helpt ons bij het uitvoeren van taken.

Excel is daar een goed voorbeeld van. Wie Excel eenmaal heeft ontdekt, weet dat het heel wat werk uit handen kan nemen, met name als het gaat om het bijhouden van lijstjes of het snel uitrekenen van een totaal of gemiddelde.

logo excelHet is mogelijk om uw cursusadministratie te baseren op Excel. Wij komen regelmatig cursistenspreadsheets tegen die met veel vindingrijkheid in elkaar zijn gezet. Meestal begint het met een lijst van deelnemers, en wordt het gaandeweg ingewikkelder.

Er komt een moment, dat zelfs de mooiste cursistenspreadsheet niet meer voldoet. Fouten in het opleidingsproces zijn dan steeds vaker te herleiden tot een fout in het bestand. Het duurt steeds langer voordat de juiste informatie terug gevonden kan worden. U heeft het gevoel dat het allemaal veel makkelijker moet kunnen. Het liefst weer net zo makkelijk als toen u ermee begon.

Wat is hiervan de oorzaak?

Uw hele administratie wordt in één keer geladen. Er staan steeds meer cursisten in uw cursistenspreadsheet, en u ervaart steeds langere laadtijden. Bovendien komen er steeds meer kolommen bij om de status van de deelnemers vast te leggen, met als gevolg dat het scherm steeds minder overzichtelijk wordt.

 Excel Cursusadministratie

Er komen ook meer verwijzingen naar informatie op een andere plekken in het bestand. Omdat Excel u niet voldoende beschermt, is het mogelijk dat gegevens of formules worden overschreven met een andere waarde, ook op andere plekken in de cursistenspreadsheet dan waar u de gegevens heeft gewijzigd. Op die manier kunt u onverwacht gegevens kwijtraken.

Het groeiend aantal deelnemers zorgt voor steeds meer registraties. Er is geen controle op dubbele invoer, waardoor bedrijven en personen meerdere keren worden geregistreerd. Dit leidt tot vervuiling en vervuiling maakt de administratie minder betrouwbaar.

En dan komt het moment dat ook iemand anders de cursistenspreadsheet moet gaan gebruiken. Er worden regels opgesteld voor gebruik, zodat een uniforme uitstraling wordt gegarandeerd. Ook worden sheets en formules beveiligd om eerder ervaren problemen te voorkomen. Maar ondanks alle maatregelen gaat het toch geregeld mis en ontstaat er meer en meer vervuiling.

Als u bovenstaande zaken herkent, dan heeft u vast ook al een andere oplossing overwogen. U gaat gegarandeerd werkplezier terugkrijgen als u overstapt op een professioneel cursusadministratiesysteem.

Hans Wijntjes

carta-logo

Auteur details
Hans is oprichter en eigenaar van Carta Online. Met Carta Online bieden wij een breed en compleet softwarepakket voor cursus- en opleidingen administraties. Ik nodig u graag uit om te kijken of Carta voor u ook een verbetering is.
×
Hans is oprichter en eigenaar van Carta Online. Met Carta Online bieden wij een breed en compleet softwarepakket voor cursus- en opleidingen administraties. Ik nodig u graag uit om te kijken of Carta voor u ook een verbetering is.