< p>

Een open dag is hét moment om je als cursusinstituut of opleidingsinstelling persoonlijk te presenteren. Er komt een hoop bij kijken om een en ander te organiseren. Een goed administratiesysteem kan je hierbij zeker werk uit handen nemen.

Voorbereiding open dag

Open Dag

Natuurlijk, een goede voorbereiding is het halve werk. Begin daar dan ook op tijd mee. Om een goed beeld te krijgen van wat er allemaal moet gebeuren voor de organisatie van een evenement, stel je een stappenplan op. Dit helpt je in kaart te brengen wat er wanneer moet gebeuren en wie, wat, wanneer moet doen.

Stappenplan

Oké, je hebt besloten een open dag te organiseren, en het doel van je event bepaald. Je weet inmiddels in hoofdlijnen hoe het programma eruit komt te zien. Je hebt het beschikbare budget bepaald. Je weet welke mensen je wilt uitnodigen. En je hebt je stappenplan op orde. Mooi! Dat zijn belangrijke stappen als je een event gaat organiseren. Maar weet je al hoe je alle gasten gaat registreren?

Online registratie

Wist je dat Carta Online ook als online registratiesysteem voor evenementen kan worden ingezet? Hier kunnen je gasten zich aanmelden, hun persoonlijke uitnodiging lezen, eventueel online betalen en zich alvast inschrijven voor een bepaald programmaonderdeel. En alle informatie is op één veilige plek beschikbaar (AVG-proof).

Gegevensverwerking

Vanuit het systeem kun je automatisch een bevestiging versturen met extra informatie zoals een routebeschrijving, of het tijdstip waarop je gasten worden verwacht. Ook kun je instellen om een paar dagen van tevoren een herinnering te sturen met een persoonlijk programma. Voor de dag zelf kun je eenvoudig een deelnemerslijst opstellen of bijvoorbeeld naambadges maken. Dit neemt je veel werk uit handen, zodat jij je kan focussen op belangrijke andere details voor de organisatie van je evenement.

Follow up

Wil je weten wat de bezoekers van jouw evenement vonden. Of hoor je graag wat er beter had gekund? Stuur je gasten dan na afloop een evaluatieformulier. Ook dat is eenvoudig te regelen vanuit Carta Online. Zo wordt je volgende evenement nog beter!

 

Ben je ook van plan een open dag of een ander evenement te organiseren? Wil je tips hoe je hiervoor de software van Carta Online kunt gebruiken?  Laat het ons weten.